南昌大学档案馆

数字档案馆建设指南(档办[2010]116号)

发布时间:2017-10-30

 

1数字档案馆建设概述

1.1 概念

数字档案馆是指各级档案馆为适应本地区、本部门信息化和档案管理发展需要,运用信息技术及其网络平台建立的,具有“收集、管理、保存、利用”等基本功能,能够保证馆藏数字档案信息可靠和可用的信息管理系统。数字档案馆建设是一项系统工程,需要经过调研、立项、论证、开发、运行等诸多环节,需要档案管理各业务部门共同参与,是一项长期工作任务。

1.2 建设意义

数字档案馆建设是国家和地区信息化战略的重要组成部分,其相关要求已经列入《国民经济和社会发展信息化“十一五”规划》。建设数字档案馆,有利于促进社会发展,有利于繁荣社会文化,有利于满足人民群众对档案信息的需要。数字档案馆建设是国家和社会信息化发展的要求。

信息技术的普遍应用,各单位产生各种形式的数字信息,是信息时代人类社会活动的真实记录,是宝贵文化遗产,如果不及时收集、保存,记录将逐步消失。建设数字档案馆将为保存、保护历史记录和文化遗产提供有效手段。数字档案馆建设是保存国家历史记忆的要求。

数字信息具有传播快捷广泛和对设备依赖等特点,对保存、管理手段提出了更高的要求,但不是每个单位都能具备安全保管条件,如不将重要数字信息重中保管,将造成国家信息资源丢失。建设数字档案馆,将使国家重要信息资源得到安全有效管理。

各级档案馆分别保存了大量珍贵档案,长期以来,这些档案实体要靠手工管理,难以满足社会和档案发展要求。建设数字档案馆,实现档案业务管理信息化,将大大提高档案管理水平。数字档案馆建设是提高档案现代化管理水平的要求。

1.3 建设内容

数字档案馆建设主要包括构建数字档案馆系统管理平台、建设数字档案信息资源和建立数字档案馆保障体系三方面内容。

构建系统管理平台是数字档案馆建设的基础工作。系统管理平台的构建主要包括两个方面:一是以数字档案馆功能要求为指导,从本地区、本单位信息化发展和档案管理需要出发,为保证数字档案信息的可靠和可用,规划设计的数字档案馆软件系统;二是紧紧依靠国家、地方和部门网络建设的大环境,充分利用党政网平台、公众网平台等,构建数字档案馆网络平台和配套的硬件设施。

建设数字档案信息资源是数字档案馆建设的核心内容。主要包括以下几项内容:一是数字档案资源收集工作,通过电子文件接收、传统档案数字化和重要数字信息采集等方式,系统收集符合馆藏范围的数字档案信息;二是数字档案信息资源整理,按照相关业务规范和技术标准进行数字档案的组织整理,形成合理有序的数字档案信息资源;三是建立档案资源库,通过建立元数据库、内容数据集等,实现对数字档案信息资源的科学管理、长期保存和有效利用。

建立数字档案馆保障体系是数字档案馆运行的有力保证。内容主要包括:一是建立安全保障体系,数字档案馆应当配备基本的信息安全软硬件设备,制订信息安全管理制度,建立数字档案馆的信息安全防护体系;二是由国家档案局组织制订有关数字档案馆的法律规章和技术标准,各级档案馆在数字档案馆建设与运行中严格遵循和实施;三是数字档案馆人力资源建设,各级档案馆要着力培养适应数字档案馆建设和运行需要的各类人才,确保数字档案馆的正常运行与科学管理。

1.4建设方针

数字档案馆建设应当贯彻“统筹规划、循序渐进,项目带动、重点突破,需求导向、保证安全,合理适用、控制风险”的方针,积极推进,务求实效。

数字档案馆建设是一项系统工程,涉及范围广、内容多、技术要求高。从涉及范围看,包括档案形成者、档案管理者和档案利用者;从涉及内容看,不仅资源建设、系统建设、业务规范建设、人力资源建设以及政府财政投入等。为此,数字档案馆建设必须防止顾此失彼,出现疏漏,追求最佳效益。有了规划,在具体实施上,财力较为充裕的,可以全面推开,在短期内实现数字档案馆建设目标;财力不足的,也可以将数字档案馆分成若干建设步骤,如建立计算机目录信息系统、档案数字化加工、电子文件接收、档案资源开放鉴定、构建数字档案管理平台、数字档案资源长久保存和有效利用等,分步组织实施。

实施项目带动战略,支撑和带动数字档案馆建设和发展。从已有的建设经验看,档案部门要善于抓住机遇,根据信息化推进情况,及时将数字档案馆建设与区域电子政务和信息化建设相衔接。各地可以将数字档案馆建设或分成几个项目,以项目推进和带动数字档案馆建设及各项工作的开展,这样有利于获得党委政府和有关部门的重视和投入,有利于工作上有抓手,有利于集中人力物力。

满足社会发展和利用需求、保证数字档案信息安全是数字档案馆建设的两大基本目标。数字档案馆建设应以需求为导向,不仅满足档案管理的需求,更要着眼于党政机关、社会公众在线利用数字档案信息资源的需求。实现数字档案馆建设的社会意义时,要保证数字档案信息资源的可靠和安全。

    合理适用是指在数字档案馆建设应当根据内外环境等因素要求,以满足一定范围或层次的需求为目标设置最佳切入点,确定数字档案馆的定位、投资、技术要求等,不超越实际。数字档案馆建设属于投资较大、知识密集、风险较高的系统工程。在建设过程中,如果决策不当,或者因为管理、技术的失误,会存在一定风险。为了避免数字档案馆建设风险,在工程项目实施之前,要重视前期调研,进行可行性研究,如果档案部门缺少专门技术人才,可聘请专门的咨询机构。在项目实施过程中,档案部门的业务人员应全程参与,及时研究和发现问题,纠正偏差,必要时可以邀请监理单位,对项目质量、进度、投资、安全等方面进行全程监理,以防止风险和失误。

1.5建设步骤

数字档案馆建设一般分项目规划与立项、实施与开发、验收与评估等几个步骤进行。

首先,各级档案馆根据本地区、本部门信息化和档案事业发展的需要,研究提出数字档案馆建设项目。档案馆成立由主要领导、信息化人员、相关技术人员、档案管理人员等参加的项目筹备小组,对本地区、本部门信息化现状和国内外数字档案馆建设现状等,特别是要对立档单位产生电子文件状况,党委政府各部门和公众对档案利用需求情况进行充分调研,研究提出项目可行性报告,向地方或单位主管部门提出数字档案馆立项申请。在与相关主管部门充分沟通后,由主管部门组织专家对项目可行性报告进行论证。

项目一经批准,一方面按照地方部门项目管理规定,着手准备招标或邀标工作,另一方面,对数字档案馆的功能需求进行细化工作,要充分征求档案局馆各业务部门、相关专家的意见。功能需求既符合档案管理的实际需要,又便于计算机编程人员理解,能够在系统开发中实现。确定软件公司后,软件公司将根据系统设计的要求,进行软件系统开发,档案馆相关业务人员必须全程参与系统的设计与开发工作。在软件系统开发的同时,可进行档案信息资源建设,按照国家相关规章和标准,进行电子文件接收、传统载体档案数字化和一些重要数字信息的采集工作。在软件开发后期,可进行网络平台、硬件设施招标工作。数字档案馆项目的建设应包括软件系统开发、网络平台搭建、硬件配置、数字档案资源建设等多项工作。

软件系统开发完成后,在网络平台和硬件设施上进行调试、运行,同时装载较大的数据量,在测试无误后,进行项目的验收与评估工作。项目验收需要准备工作报告、技术报告、测试报告、用户报告、系统使用指南等文件材料,以及现场演示或实际运行环境。需要注意的是,系统演示或运行一定要在具有较大数据量的环境下进行。

1.6 建设目标

数字档案馆建设是一项长期任务,可以分阶段、分步骤进行,最终要达到构建基于网络的系统平台、建立符合功能要求的管理系统、完成档案信息资源的信息化存储、实现对数字信息资源的档案化管理的目标。

构建基于网络的系统平台是指数字档案馆建设应当根据管理数字档案资源的需求配备相应的计算机及其相关的硬件和网络设施;建立符合功能要求的管理系统是指应当开发或购置具备“收集、管理、保存、利用”等功能要求的数字档案管理信息系统,实现档案管理各业务环节的信息化管理;完成档案资源的信息化存储是指应当建立馆藏档案的文件级目录数据库,按照载体优先、重要程度优先、利用优先的原则逐步进行传统载体档案的数字化转换,建立电子文件(电子档案)元数据库,具备电子文件(电子档案)接收的技术手段;实现对数字信息资源的档案化管理是指应当采取减少数据对软硬件的依赖性、保持元数据与原文持久有效联系、防止非法修改、迁移等方面的技术手段保证数字信息资源的可靠可信和长期可用,从而使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性、长期可读性等特性。

 

2 数字档案馆系统功能要求

数字档案馆系统应当具备“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能,以及一般信息管理系统具有的用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全保密等功能。数字档案馆系统还应当采取必要措施保证馆藏数字档案信息,特别是由电子文件归档形成的电子档案信息的可靠和可用。数字档案馆系统功能可以根据信息化发展和档案管理的要求而有所侧重并不断拓展.

2.1 收集功能要求

系统能够应当具备接收立档单位产生的电子文件、对传统载体档案数字化转换和采集重要数字信息资源等功能。

系统能够在线或脱机接收立档单位产生符合国家标准格式的,或暂没有国家标准但源代码是开放的,或是主流格式的各种电子文件及其元数据,并根据相关业务要求,建立一整套接收机制,保证接收过程责权明确,杜绝安全隐患,从源头上保证数字档案的真实、完整、可用。可以根据技术发展水平、网络平台建设情况和档案管理要求等选择在线接收和脱机接收方式。系统能够批量导入或导出数据,保证数据的可靠和可用。

2.2 管理功能要求

系统能够对所接收的各类数字档案信息进行整理、分类、加工、目录和全文挂接、鉴定、检索、统计等操作,使无序信息有序化,并实施有效控制。

    整理指系统能够按照设定的分类方案,将数字档案信息存储到系统中,或根据管理要求进行适当调整。加工是指系统进行著录、转换等操作。目前档案管理都是基于目录数据库挂接方式来实现,将来不排除使用新的技术方法对数字档案进行有效管理。鉴定指系统能够辅助人工完成档案内容鉴定工作。检索是指系统能够显示或打印输出所需各类档案信息。统计是指系统能够对档案类型、数量大小等按照设定要求进行显示或打印。

2.3 保存功能要求

系统能够实现对数字档案长久的安全保存,它包括两方面的要求,一是长久保存策略的确定,二是存储架构选择。

长久保存策略包括存储格式的选择,检测、备份和迁移等技术方法的采用等。档案存储必须选择符合国家标准的格式,暂时未制定标准的,选择开放格式或主流格式。检测是要求定期对载体及其软硬件环境进行读取、测试,发现问题,及时解决。备份是根据数据重要程度选择在线、离线、异地、异质等技术和方式。迁移是指计算机软硬件发生重大变化时,为了保证数字档案信息可读,而采取的技术手段。

存储架构是指根据档案数据量的不同而采用的存储技术及其相关设备。安全性和稳定性是选择存储设备的首要因素。在数字档案馆建设初期,或者数据量在1TB以下时,通常采用单一应用平台,配备数据库服务器、文件存储器、备份服务器、备份软件等构成的存储服务平台。对于较大数据量的数字档案馆,为保证数字档案馆的存储容量更大、更安全、网络传输速度更快,可以采用SAN或其他形式的存储技术方法。

2.4 利用功能要求

数字档案馆系统应当根据档案信息的利用需求和网络条件,分别通过互联网、党政网等建立利用窗口。系统应该能够实现查询、发布、开发、交流、统计等功能。

查询是数字档案馆提供档案信息利用的一项基本功能,应当运用最新检索技术方法满足利用者对馆藏档案快速、准确、全面的利用要求。发布是系统能够通过网络平台或特定载体发布档案信息。开发是系统能够辅助档案业务进行档案信息编研、印制等工作。交流是系统能够为档案管理者和利用者提供在线交流平台。统计是系统能够对档案利用相关情况进行统计分析。

 

3 数字档案馆系统开发和平台构建

3.1应用系统开发

    鼓励各地区统一开发或购置成熟的数字档案管理系统软件,减少重复开发,促进信息资源共享。

应用系统开发应当按照保证系统的整体性、开放性、稳定性等方面要求进行。整体性是指应用系统应考虑所配备和购置的软硬件及其网络平台环境,选择恰当的开发工具和技术路线,正确处理各子系统或模块的关系,形成一个整体。开放性是指数字档案馆系统能够随着信息技术的不断发展和档案管理的最新要求而具有兼容性和功能不断拓展。稳定性是要求系统开发要采用先进、成熟、稳定的技术,保证系统的稳定、可靠和安全。

应用系统开发基本流程包括调研、分析、设计、测试等环节。调研主要是对数字档案的“收、管、存、用”等各项业务工作进行深入的调查研究,掌握数字档案馆建设的需求,形成《调研报告》;分析是在调研的基础上对数字档案馆建设需求进行归纳、总结、提炼,形成《需求报告》,并制作系统模型,直观地描述数字档案馆建设需求;设计包括总体设计和详细设计,从用户需求出发,对数字档案馆系统业务需求和外部约束条件进行抽象建模,提出总体架构、技术路线、系统接口等内容,形成《总体设计说明书》;详细设计是在总体设计基础上,对各应用子系统的功能、界面、逻辑关系、数据结构等进行设计,形成《详细设计说明书》;编码是按照总体设计和详细设计要求,进行程序逻辑实现的过程,形成《源代码》,并编译生成可执行代码;测试是对系统各项功能进行全面检测、试运行,包括功能测试、模块测试、集成测试、移植性测试、性能测试和验收测试等,形成各种《测试报告》。

3.2网络平台建设

一个功能齐全的数字档案馆,应构建局域网、党政网和公众网(互联网)三个网络,各个网络一般来说需要物理隔离,也可根据地方或部门的规定采取逻辑隔离方式。如数字档案馆系统保存有涉密信息,还需要建立保密专用网。

局域网是档案馆的内网,是数字档案馆建设的基础平台,一般应由档案局馆自行设计。局域网系统应当具备“收、管、存、用”四项基本功能,能够保证数字档案的真实、完整、可用。能够导入、导出相关数据,管理、保存各类档案信息,提供在线查阅。通过党政网、公众网发布的信息,一般都要先通过局域网进行必要处理。局域网通常还要承担辅助档案实体管理的功能。

党政网一般由党委政府有关部门统一构建,档案局馆作为党委政府的组成单位,建立连接党政网的端口,一要能够接收各立档单电子档案,二要为党政网用户在线查阅利用档案或其他馆藏信息提供服务,三要能够实现档案局馆电子政务的各项功能。

公众网由国家统一构建,档案局馆根据需要接入公众网。数字档案馆系统通过公众网一般实现以下功能,一是建立满足公众查阅数字档案需求的利用窗口,一般通过建立档案网站实现;二是通过公众网采集具有重要保存价值的各类数字信息。三是如果安全措施等方面有保障,也可通过公众网在线接收立档单位移交的数字档案。

保密网可以由档案部门自建,也可以由党委政府统一构建。保密网建设有严格标准,投资较大,党委政府统建为第一选择。一般档案馆没有必要单独构建保密网,可选择不通过网络接收、处理涉密信息。

3.3 软件选型

    数字档案馆基础软件一般包括操作系统、数据库等方面。

操作系统主要涉及终端操作系统和服务器操作系统。操作系统的选择要根据数字档案馆的规模和硬件配置等情况来选定。终端通常选择使用与其软硬件兼容,使用较为广泛的操作系统;服务器操作系统要综合考虑任务量、并发用户、安全性等因素选择操作系统。一般来说,小型机处理信息的任务量大,并发性要求高,必须使用高性能自带的操作系统,但需要专业的技术操作与维护;对于PC服务器则可以使用成熟主流、操作方便的操作系统。

数据库系统首先满足数据存储和管理的需求,并充分考虑技术和管理成本;其次应注意操作系统和应用软件对数据库系统的支持;再次要考虑其开放性和扩展性,为将来系统的升级、迁移免除后顾之忧。数据库系统必须考虑到稳定性和高性能以及档案资源的安全性,所以在选型之前一定要认真规划,周密地分析与考虑,所选择数据库系统应能支持当前及可预见的将来采用的软件,并充分考虑今后几年数据量的要求。在前期计划时,不仅需要决定使用的类型和版本,还需要规划设计数据结构;不仅需要考虑当前存储和管理信息类型,还要考虑将来的数据信息类型。

其他软件配置。在数字档案馆系统运行中,除了操作系统和数据库系统之外,还需根据数据采集、管理、利用等方面需要,配置其他一些系统软件和工具软件,如数据仓库、数据交换、OCR、格式转换、非线性编辑、全文检索等方面的软件。

3.4硬件设备配置

数字档案馆系统硬件设施主要包括服务器、终端、网络、存储及其他配套设备。一般说来,信息系统中每个独立任务应有相应的服务器来承担处理任务。服务器在信息系统中的重要性不同,可以分成主服务器和辅助服务器两类。主服务器主要承担信息系统数据存储和管理以及应用系统的运行,主服务器的选配必须充分考虑系统性、安全性和高性能,必要时可以由小型机来承担。辅助服务器包括辅助应用服务器、网络管理服务器、文件服务器等,承担系统中非核心功能的处理任务,一般用PC服务器,也可以选用扩展性好的刀片服务器。一个数字档案馆系统配备服务器的数量,取决于系统的实际功能,不必强调所有任务都有独立的服务器,可根据财力、数据规模、用户数量及其访问量等,合理选定。

网络设备主要包括传输介质、集线器、交换机、路由器、光电转换等。双绞线和光纤是最常用的传输介质,物理上分散的多台计算机只有通过传输介质才能连接在一起形成网络;集线器可以放大传输信号,主要用于小型网;交换机是一种基于点对点发送数据的网络连接设备,具有网络流量控制等性能,是大型网络组网的必需设备;要使网络之间互连,则必须配备路由器;光电转换设备是实现双绞线和光纤两种不同传输介质的信号转换的设备。

存储设备主要包括磁盘、光盘、磁带等。磁盘阵列是实施在线存储不可缺少的设备。应根据数字档案馆的存储架构而选择存储设备。

数字化设备包括扫描仪、数码照相机、数码摄像机、非线性编辑系统等。

终端设备包括输入、输出设备,通常是指独立工作的计算机、打印机、复印机等。数字档案馆各项业务的开展必须依托这些设备,通过终端访问网络应用系统,完成信息处理工作。一个数字档案馆终端设置应考虑三种用户,局域网中的社会用户、档案馆工作人员、聘请的数据加工和处理人员。

 

4 数字档案资源建设

    数字档案资源建设是数字档案馆建设的核心内容,也是一项经常性的业务工作。数字档案资源的主要来源是接收电子文件(电子档案),传统载体档案数字化、采集具有重要价值的数字信息也是数字档案资源的重要来源。数字档案资源建设包括电子文件接收、传统载体档案数字化转换、资源整理加工、建立各类资源库等内容。

4.1电子文件接收

应当根据档案接收范围,建立电子文件接收进馆的制度和机制,配备必要的技术手段,从源头上保证数字档案信息的真实、完整、可用。

为了保证有价值的数字档案资源接收进馆,从数字档案馆建设开始,就应按照数字档案馆功能要求,研究确定电子文件接收范围、标准和方法。在范围上,应继续坚持以党政机关、人民团体、企事业单位作为来源主体,再选择其它性质的企事业单位、自治组织,甚至家庭和个人形成的电子文件;在种类上,以文本文件为主体,包括数码照片、多媒体、数据库、网页等各种形式的电子文件。经过整理,符合相关要求的电子文件才能接收。应当确定电子文件移交的方式和时限。移交方式可以是在线也可以离线移交,但不论何种移交方式,以安全、高效、准确为原则。与纸质文件对应电子文件的移交和接收应当建立正确无误的对应关系,并保证其内容的一致性。移交时间最高不超过五年。应当加强对电子文件形成及其整理、归档、移交的监督指导,包括确定归档范围、规范、进行质量检查、开展技术服务等。

4.2 档案数字化

传统载体档案数字化是现阶段数字档案资源建设的一个重要途径。档案数字化工作是一项系统工程,涉及到档案保管、保护、整理、鉴定、转换、存储、利用等多个环节,应当统筹规划,分步实施。应当通过数字化工作,对馆藏档案进行全面的梳理。要高度重视档案整理、鉴定、保护等基础工作,为数字化工作提供高质量的来源。如果对馆藏档案无法一次性全面数字化,可以按照载体优先、重要优先、利用优先等原则分步实施。

数字化加工一般采取自主加工和委托加工两种方式进行。自主加工是档案馆自行配备数字化加工设备,自行组织人力开展数字化加工。这一模式较为适用档案数量较大,档案内容保密性较强的档案馆。委托加工是将应数字化的档案,委托专业公司实施加工。这一模式效率相对较高,投资相对较少,比较适用于档案数量较少类型档案馆。

4.3资源整理

在对信息资源进行有序、有效管理之前,必须进行整理,包括分类、价值鉴定、开放审查等。分类是为了将数字档案信息进行有序排列,当前国家尚未制订针对数字档案信息分类的规则,在数字档案馆建设中,可以参照传统载体档案的分类、排序方式,结合数字档案信息的特点,确定数字档案信息的合理分类方案,实现对数字档案信息的有效控制。

馆藏档案数字化加工时,可以进行必要的鉴定,防止没有价值或价值不大的档案造成人力浪费,不论是电子文件或是数字化档案信息发布利用时,一般还要进一步鉴定,尽量发布利用者感兴趣的数字档案信息,无用信息多了,既浪费存储空间和利用者的时间,同时影响利用者对数字档案信息的利用兴趣。数字档案信息发布前,还应进行技术检查,譬如清晰度、准确性、完整性,以便让利用者有效检索、阅读、理解、鉴赏数字档案信息。

档案信息网上提供利用,必须经过鉴定,要根据数字档案不同网络的传播范围、用户范围、使用方式等进行划控。例如,保密信息只能在保密网发布;内部信息只能在内网(包括党政网和档案馆内网等)使用;开放信息可以在公众网发布。即使是内部信息,也要根据用户的利用目的分为相应的等级。因此,开放鉴定是数字档案馆建设的重要工作内容之一。

4.4 建立数字档案资源库

    运用计算机及其相关技术设备管理数字档案信息,当前一般采取数据库技术方法进行。档案资源库一般包括目录数据库或元数据库、内容数据集等。

目录数据库是数字档案资源管理的基础,它是将反映数字档案特征的规范数据,依照一定的字段要求存入计算机中,通过系统的排序等处理,形成由计算机检索的目录数据体系。目录数据库建立的方式主要有两种基本途径,一是通过传统载体档案数字化采集的档案目录数据库,一般是通过人工录入建库方式建立;二是通过接收电子文件方式形成的数字档案,一般通过档案管理系统自动采集生成或从数字档案元数据库中提取而形成,经过数据整理规范审核与补充完善后建立。

保存数字档案元数据是保证数字档案可靠和可用的一项重要措施。元数据库建设按照数字档案元数据采集规范要求建立。元数据采集方式主要是通过对电子文件或数字档案的背景、结构和管理过程信息进行自动生成和适当人工添加而形成。

内容数据集是数字档案资源建设的主体,它是通过数据库、数据仓库等技术方法将档案全文按照一定的分类、排序方式排列形成的集合。内容数据一般通过与目录数据挂接方式实施有效管理,随着信息技术,特别是检索技术的发展,将来也会采用其他技术方法对内容数据进行有效管理。对于由电子文件归档形成的电子档案,其内容数据还应与其元数据建立持久有效的联系,防止非法修改,采取技术措施,确保其可靠和可用。

4.5 数字档案知识产权保护

按《知识产权法》规定,党政机关的正式文件不属于知识产权保护范围。但馆藏档案不仅仅保存有党政机关的正式文件,还有其他各种类型档案及重要资料,许多资料是具有知识产权的,应该依法予以保护。数字档案和资料信息的传播范围与传统载体相比扩大了很多,知识产权保护问题便突现出来。

数字档案馆发布档案目录信息,供社会知晓和利用,一般不会触及知识产权问题。有作者授权发布全文也是可以的。但如未经授权发布全文,就有可能侵犯他人的知识产权,必须坚持合法利用原则。著作权法中规定了三种形式:一是法定许可对已经发表的作品,档案馆可以不经许可而在网上发表(作者声明不得转载除外),但必须按规定支付报酬。二是通过数字档案馆发布相关信息必须取得作者的授权,并按规定支付报酬;三是合理使用,即发布相关档案时,不必经过本人同意,也不必支付报酬,但应当指明作者的姓名、作品名称等。如何在满足用户需求的同时,保护数字档案馆自身和所上载档案版权利益,是数字档案馆建设应该注意的问题。目前采取的方法有,就发布的数字版权问题做出声明,如未经许可,不得转载,或转载必须署名等;也可以采用加水印、数字签名等技术措施。

 

5 数字档案馆保障体系建设

5.1 安全保障体系建设

    安全保障体系建设是数字档案馆建设的基础工作,数字档案馆的安全包括数字档案数据的安全和信息系统及其网络平台的安全。数据安全就是要保证数字档案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等,系统及其网络平台安全就是要保持系统软硬件的稳定性、可靠性、可控性。

    安全保障系统建设主要通过两方面途径实现。一是按照计算机信息管理系统等级保护的要求,采用相应安全保障技术方法,配备必要的软硬件设施。数字档案馆系统一般适用监督保护级(第三级)或强制保护级(第四级)。二是建立健全数字档案馆安全管理制度,并严格遵照实施。数字档案馆系统安全隐患包括数据窃听、电磁泄露、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等,应当采取相应的技术措施和管理手段应对这些安全隐患。应当高度重视数字化加工、电子文件(电子档案)接收等过程中的安全保密管理工作。同时应当制订应急预案,提高应急处置能力,完善灾难恢复技术。

5.2 法规和标准体系建设

    严格遵照信息化和档案管理等方面的法规和标准是实现数字档案馆各项功能的必要前提。国家档案局将根据全国数字档案馆建设的需要适时制订出台新的规章制度和技术标准。当前,各级数字档案馆建设应遵循如下法律法规和技术标准。

《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《档案著录规则》、《归档文件整理规则》、《政府信息公开条例》、《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》、《中华人民共和国知识产权保护法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《照片档案管理规范》、《档案管理软件功能要求暂行规定》、《电子文件归档与管理规范》、《公务电子邮件归档与管理规则》、《纸质档案数字化技术规范》、《档案目录数据采集规范》、《档号编制规则》、《档案主题标引规则》、《文书类电子文件元数据方案》、《版式电子文件长期保存格式需求》、《基于XML的电子文件封装规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《XML在电子政务中的应用指南》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息系统安全保护等级划分准则》、《中华人民共和国互联网信息服务管理办法》、《涉及国家秘密的信息系统分级保护技术要求》、《涉及国家秘密的信息系统分级保护管理办法》、《关于加强新技术产品使用保密管理的通知》等。

5.3数字档案馆人才建设

    人才是数字档案馆建设和运行的关键,数字档案馆建设和运行需要三方面人才,管理人员、技术人员和业务人员。人才建设贯穿于数字档案馆建设和运行的始终,是一项长期任务。

在数字档案馆建设中,需要一大批既掌握信息技术,又熟悉档案管理业务的复合型管理人才,这些人员具有较高的科学决策和组织能力,能够对数字档案馆的建设目标、设计方案、科学运行等正确把握、有效实施。技术人员是数字档案馆的实施者,是数字档案馆建设的中坚力量,这些人员必须精通信息技术,使数字档案馆的建设目标得以具体实现。档案馆的技术人员应当参与数字档案馆系统开发各个环节,掌握相关技术,为数字档案馆日后科学运行奠定人才基础。数字档案馆建成后,档案馆将实现以实体档案为管理对象,转变为档案信息为管理对象的转变,档案业务人员经过技能培训后,将逐步转化数字档案馆工作人员,即数字档案信息管理员。这些业务人员参与档案信息的采集、整理、保管、利用、发布、编研等各个环节,保证数字档案馆发挥应有的作用。