南昌大学档案馆

南昌大学教职工人事档案管理细则

发布时间:2017-10-30

 

第一章 总 则

第一条 为加强学校人事档案的规范化、科学化管理,有效保护和利用教职工人事档案,积累档案史料,服务发展大局,根据中组、国家档案局等有关文件规定,结合学校实际,特制定本管理细则。

第二条 本管理细则所称的教职工人事档案(以下简称“人事档案”)是组织、人事等有关部门按照党和国家有关政策,在培养、选拔、考核、任用(聘用)教职工工作中形成的记载教职工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料,是国家档案的重要组成部分,包括全校在职教职工、离退休职工、离职或除名人员、已故人员、附属单位副处级以上人员等五类档案

第三条 人事档案工作由档案馆、党委组织部、人事处共同负责,在职责范围内各司其责。

第四条 档案馆负责全校人事档案的收集、整理、保管、利用、转递,维护档案的完整和安全,业务工作接受上级组织、人事档案管理部门和档案行政管理部门的监督和指导。

第五条 人事档案设置专职、专责、专库保管,并严格贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》。

第六条 严禁任何个人私自保存他人档案。对伪造、涂改、销毁材料和利用档案材料营私舞弊的,要视情节轻重,予以严肃处理,给予行政处分,构成犯罪的要依法追究刑事责任。

第二章 人事档案收集范围与归档要求

第七条 人事档案材料的收集范围

(一)在人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。

(二)自传和属于自传性质的材料。

(三)考察、考核干部工作中形成的有关材料,包括民主评议干部的综合材料,组织审定的考察材料,定期考核材料,年度考核登记表,鉴定材料,后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。

(四)审计工作中形成的有关材料,主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料,离任审计考核材料等。

(五)学习、培训中形成的有关材料:国民教育、成人教育(大中专)、党校、军队院校学生(学员)登记表,考生登记表,学习成绩表,毕业生登记表、鉴定表,授予学位的材料,学历证明书,培训结业成绩登记表,学习鉴定、学员思想小结(结业),博士后研究人员工作期满登记表材料等。

(六)评审(考试)专业技术职称(资格)和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料:专业技术职务任职资格评审表,专业技术资格考试成绩合格登记表,评审高级专业技术职务人员情况简表,业务自传,评审专业技术职务任职资格申报表,聘任专业技术职务审批表,套改和晋升专业技术职务审批表等材料。

(七)创造发明、科研成果鉴定材料,各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文目录材料等。

(八)政审工作中形成的材料:调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料;作为结论依据的调查证明、证据材料;甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

(九)更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料:个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。

(十)党、团组织建设工作中形成的有关材料:

1、中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请(1-2份系统、全面的)、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料;党员登记表,民主评议党员组织意见、登记表;整党工作中不予登记的决定、组织意见;民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料;取消预备党员资格的组织意见(记载组织意见的入党志愿书可收集归档);退党材料。

2、中国共产主义青年团入团志愿书、申请书,团员登记表,优秀团员事迹材料,退团材料。

3、加入民主党派的有关材料。

(十一)表彰奖励活动中形成的有关材料:劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖(含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖)、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批(呈报)表,先进事迹材料、先进事迹登记表,立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

(十二)纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料:处分决定,免予处分的意见,上级批复,核实(调查)报告,本人检查、交待、对处分决定的意见,撤销处分的有关材料,通报批评材料;法院判决书;复查甄别报告、决定(结论),上级批复等。

(十三)干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料:干部任免审批表(包括所附的考察、表现情况材料);干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料;公务员过渡登记表,军队转业干部审批表、授予(晋升)军(警)衔审批表、转业鉴定、定级定工资材料,退(离)休审批表等材料。

(十四)考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料:报考登记表和录用审批表,考察材料,聘用审批表和合同书,政审结论和有关证明材料,考核考察材料,续聘、解聘和辞退材料,辞职审批材料等。

(十五)办理工资、待遇等工作中形成的材料:转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表;享受专家特殊津贴的呈报表;解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。

(十六)办理出国(出境)审批工作中形成的有关材料:因公出国(出境)审批表、备案表,在国外表现情况材料或鉴定材料,因私出国(出境)审批表等材料。

(十七)党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会,以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料:代表登记表、委员简历、政绩材料等。

(十八)健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料:有严重慢性病、身体残疾的体检表,工伤致残诊断书,确定致残等级的有关材料,新录用教职工体检表和毕业生分配工作体检表等材料。

(十九)办理丧事形成的有关材料:悼词、生平、报纸报道消息、讣告,非正常死亡的调查报告及遗书等。

(二十)其他对考察了解使用教职工有参考价值的材料。

第八条 收集的方法

(一)党委组织部、人事处等人事档案形成部门应建立健全送交人事档案材料归档的制度。

(二)档案馆应掌握形成人事档案材料的信息,建立联系制度,及时向有关部门收集新形成的人事档案材料。

(三)档案馆发现有关部门送交归档材料不符合归档要求时,应及时通知形成材料的部门补送或补办手续。人事档案形成部门有责任按规定认真办理。

(四)人事处应根据工作需要,适时布置填写干部履历表或教职工履历表等工作,及时充实档案内容。

第九条 人事档案形成部门必须按照有关规定规范制作人事档案材料,建立人事档案材料收集归档机制,形成的人事档案材料,应在规定时间内按要求送交档案馆人事档案科归档并办理移交手续。

第十条 人事档案形成部门应加强对人事档案材料收集归档工作的监督和检查,及时研究解决收集归档工作中存在的问题,支持档案管理人员的工作,保证收集归档工作的顺利进行。

第十一条 档案馆按规定对各单位移交档案材料进行检查、鉴别、审核、分类、整理和立卷、入库。对不符合归档范围和要求的将其退回,待相关单位完善后再办理移交手续。

第十二条 人事档案材料的载体一般应使用国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)的公文用纸,材料左边应当留有2025毫米装订边,字迹材料应当符合档案保护要求。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外,一般不得用复印件代替原件存档。档案材料中各项目需填写齐全。

第十三条 归档材料鉴别的方法

(一)判定材料是否应归入人事档案。发现有同名异人、张冠李戴的,或不属于人事档案内容和重复多余的材料,应清理出来。对其中有保存价值的文件、资料,可交文书档案或转有关部门保存。不属于人事档案内容,比较重要的证件、文章等,组织不需要保存的,退给本人。无保存价值又不宜退回本人的,应登记报档案馆负责人批准后销毁。

(二)审查材料是否齐全、完整。政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人的交待。处分材料一般应具备处分决定(包括免予处分的决定)、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。上述材料,属于成套的,必须齐全,每份归档材料,必须完整。对头尾不清、来源和时间不明的材料,要查清注明后再归档,凡是查不清楚或对象不明确的材料,不能归档。

(三)审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的,要有组织盖章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料,应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批注时间和批文号。出国、出境审批表,须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。凡不符合归档要求,手续不完备的档案材料,须补办完手续后再归档。

(四)鉴别中发现涉及教职工政治历史问题或其它重要问题,需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料,不能归入教职工档案,应交有关组织部门处理。

(五)鉴别时,发现档案中缺少的有关材料,要及时进行登记并收集补充。

第三章 人事档案的日常管理

第十四条 档案馆设立人事档案科,专门负责整理、保管、保护人事档案,培训其他部门人事档案兼职人员。

第十五条 根据中组部、国家档案局《干部档案工作条例》,按照安全保密、便于查找的原则要求,对人事档案应严密、科学地保管,确保人事档案的绝对安全。

第十六条 档案馆对人事档案的卷皮、目录和档案袋(盒)和样式、规格要按规定的标准统一制作,应有登记和统计制度,建立各类档案登记册,编制检索工具。

第十七条 查阅、借阅、转递人事档案应按规定办理审批和登记手续,有案可查,并要按保密规定做好保密工作,严格按照查阅档案注意事项办事。

第十八条 档案人员应严格遵守党和国家的保密制度,不得保管自己及亲属的档案,不准向无关人员谈论档案内容,不准在电话里提供人事档案内容,不准携带人事档案材料进入公共场所。工作中形成的废纸不得乱扔,一律按保密纸处理。

第十九条 严格执行档案库房管理规定,做好“八防”工作,确保档案安全。

第二十条 人事档案的信息化管理要求

(一)人事档案电子信息的安全和保密重要程度应视同纸本档案。

(二)未经档案馆负责人批准,非人事档案工作人员不得使用人事档案工作专用计算机。

(三)任何人不得在人事档案专用计算机上使用非专用移动存储设备。

(四)人事档案管理系统数据库应及时维护,信息录入应确保完整、准确、真实并进行阶段性数据备份。

(五)未经批准不得提供、复制人事档案电子信息,无关人员不得查看此类信息,存储人事档案电子信息的介质应由专门人员保管。

第四章 人事档案的利用

第二十一条 查阅者范围

(一)因工作需要,以下人员可直接到人事档案室查阅有关人员的人事档案:校领导,各院(系)、机关部门、直属单位分管人事工作的负责同志(党员),党总支正、副书记,人事秘书,以及党委(校长)办公室、党委组织部、人事处、纪检监察部门的干部(党员)。

(二)除校领导、党委组织部和人事处的主要负责同志外,其他人员一般不得查阅同级干部档案,如确因工作需要,须经档案馆负责人批准后方能查阅。

(三)校外单位一般不得直接查阅我校人事档案,如确因工作需要,须先经我校人事处处长书面批准,涉及处级以上教职工的须由党委组织部部长书面批准,办理相应手续方可查阅。

(四)与国家安全工作有关的人事档案查阅,按有关规定执行。

第二十二条 查阅的事由

(一)凡涉及教职工本人入党、出国、任免、考察、审查、调动、离退休、组织处理、工资、福利待遇、治丧等事宜,需要了解情况时,可查阅人事档案。

(二)与他人案件有密切关系,而该教职工已经死亡或因病不能口述和书写,无法直接提供情况以及其他特殊原因,须查阅其档案取得证明材料的,可允许查阅。

(三)编写史、志、传记等,一般不得查阅教职工档案,可直接向本人采访,如该同志已经死亡或因年迈丧失记忆,有病不能口述、书写者,可查阅其履历和自传材料。

(四)公安、检察院、法院、国家安全部门,因业务工作需要出具书面手续后,经档案馆负责人批准可以查阅人事档案。因公证的需要,须查阅档案的,经档案馆负责人批准,可以查阅人事档案的履历、自传部分。

第二十三条 查阅外借手续及审批权限

(一)需查阅单位人事档案的单位首先应填写《南昌大学档案馆查借阅档案审批表》,填写清楚查阅人和被查阅人的姓名、单位和职务、政治面貌及查阅理由,由查阅单位主要负责人签署意见,并加盖公章,方可查阅。

(二)考虑到档案的安全,人事档案一般不外借,如确因工作需要,必须填写《南昌大学档案馆查借阅档案审批表》,经人事处处长或党委组织部部长和档案馆负责人批准后方可外借,借出时间一般不超过3天,特殊需要(如省委组织部考察干部需要等)可适当延长,但最长不超过15天。

(三)档案借出前,需认真登记,借档人必须签名。归还时,应认真核对并在《借阅档案登记簿》上注销。

第二十四条 查阅人事档案注意事项

(一)查阅人事档案人员,应在指定地点阅档。

(二)查档人员应爱护档案,不准在档案材料上划圈、批注、涂改、折叠、损坏,不准将档案拆散、撤换。阅档时严禁吸烟、喝水,严防损坏和污染档案材料。如不慎损坏了档案材料,应及时报告管理人员,以便采取补救措施。

(三)借用的人事档案要妥善保管、严格保密,不得转借,不得复制,违规者应严肃处理。

(四)“调查证明材料介绍信”、“函调证明材料”和其它联系工作介绍信,不能用于查阅教职工档案。

(五)查阅人事档案者必须是中国共产党党员。查阅档案必须实行回避制,不得查阅本人及其亲属的档案,违规者应严肃处理。

第二十五条 查档人员必须严格按照规定办理查、借阅手续,严格遵守保密制度和查、阅规定,不得泄露或擅自向外公布档案内容。对不符合查(借)阅档案手续者,档案馆有权拒绝。

第二十六条 阅档单位或个人,可适度摘抄有关内容,不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的,须经档案馆领导审查批准后才能复制(拍摄)。

第五章 人事档案的转递

第二十七条 组织、人事部门对教职工调动、离退休、离职、死亡等情况,应及时以书面形式通知档案馆。

第二十八条 教职工因工作调动改变了主管单位时应及时将其人事档案转至新的主管单位。转递档案应遵循以下规定:

(一)人事档案应通过机要转递,不准公开邮寄或交由教职工本人自带。

(二)转递人事档案,必须按《教职工档案转递通知单》项目详细登记,严密包封,并以机要件转递或派党员干部专人送取。

(三)档案馆负责转出的教职工人事档案,内容必须完整齐全,并按规定装订,不得扣留材料或分批转出。逾期一个月未回执者,应发信和电话催问,以防丢失。

(四)凡接收的人事档案,要将目录与内容核对无误后,方可在回执上签字盖章,并及时退回,发现档案中有短缺材料,由人事处负责及时催收。调入教职工的档案由人事处接收、审查后,登记造册(一式两份)及时送交档案馆人事档案科,办理档案移交手续。

(五)教职工调动或职务变动后,组织(人事)部门应及时将其相关档案移交档案馆。

第六章 档案管理人员职责

第二十九条 人事档案管理工作人员,必须忠于职守、坚持原则,熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守机密,

积极主动、认真负责地做好人事档案材料的收集归档工作,严格按规章制度办事。

第三十条 人事档案管理人员应当从本校实际出发,加强日常管理工作,健全有关规章制度,有针对性地采取各种技术措施和办法,尽可能消除可能影响档案损坏的不利因素,延长档案寿命和保护好档案的安全。

第三十一条 人事档案管理人员应当做好经常性的收集、整理、检查核对和归档工作,保管好全校教职工的人事档案。

第三十二条 人事档案管理人员应当积极开展档案保管、利用和保护技术等业务研究,推进人事档案工作制度化、规范化,提高人事档案科学管理水平,逐步创造条件,实现人事档案管理现代化。

第三十三条 人事档案管理人员工作调动时,必须做好档案及业务文件的交接工作。

第七章 人事档案的核对、管理和统计

第三十四条 对人事档案要勤检查、勤核对。

(一)定期核对人数、索引及计算机信息库是否和档案一致,发现差错及时纠正。

(二)核对名册、索引与档案袋、档案封面和档案材料上的姓名是否一致。

(三)核对档案存放位置与编号是否相符,有无错装错放。

(四)核对工作每年进行一次,如遇特殊情况,必须及时进行检查、核对、更正。

(五)每年进行一次管理人事档案总数和分类情况统计。对在职、离退休、死亡人员档案及档案的转进、转出、查阅、借用情况都要建立账册,进行详细统计。

第八章 附 则

第三十五条 本管理细则自发布之日起施行,原《南昌大学干部人事档案管理办法》(昌大校发200443号)同时废止。

第三十六条 本管理细则由校档案馆负责解释。