南昌大学档案馆

南昌大学照片档案管理办法

发布时间:2017-10-30

 

第一章     

第一条 为了健全我校照片档案,更好地开发利用照片档案信息资源,有效地为我校教学、科研、管理及改革和发展服务,根据《中华人民共和国档案法》和国标GB/T1182189《照片档案管理规范》,结合我校实际,特制定本办法。

第二条  凡是在学校各项工作活动中直接形成的,具有保存、利用价值并按照一定规则和方法经过加工整理,集中保管起来的照片、底片、刻录光盘和配套文字资料,均属照片档案。

第三条 照片档案工作实行集中统一管理的原则。各学院、各部门,在分管档案工作负责人的领导下,由兼职档案员做好照片档案的形成、收集、整理、归档工作。

第四条 为了使学校对照片档案资料的管理工作落到实处,确保照片档案资料的完整性、系统性,各单位在计财处报销照片经费前,要先到档案馆将照片资料归档,经验收照片资料归档合格后,在发票上加盖档案馆公章,计财处方受理报销事宜。

第二章  照片档案的归档范围和要求

第五条  照片档案归档范围:

(一)党政活动类

1、领导视察:

厅级以上党政领导和社会知名人士来校考察活动的照片资料。

2、学校成立、校庆、教师节等重大纪念日的集会、文艺演出、歌咏比赛、英模报告会、校运动会等活动照片资料。

3、“211”工程建设过程及领导、专家在我校考察、评审、验收等有关活动形成的照片档案资料。

4、历届党代会、团代会、学代会、教代会、科代会、妇代会、先代会及党政部门召开的重大会议的开幕、闭幕、领导讲话、代表发言、会议情况等各种照片资料。

5、校内民主党派重大活动的照片资料。

6、本校授予校外人员名誉职务、职称称号的照片资料。

7、其它有重要意义活动形成的照片资料。

(二)教学类:

1、迎新、开学及毕业典礼,领导、来宾讲话,师生代表发言等活动的照片资料。

2、历届毕业生的毕业合影照片,优秀毕业生照片。

3、知名教授、专家和在学术上造诣较深的教师讲课,学生听课、指导实验、多媒体教学等照片资料。

4、师生实习、野外考察、社会实践等各项活动的照片资料。

5、评选优秀教学奖、优秀教材、评选及发奖大会的场面照片资料。

6、有关学生实习、军训、社会调查、参加各种竞赛活动的照片资料。

7、具有一定影响的大学生、硕士生、博士生论文答辩会,学生奖学金发放仪式的照片资料。

(三)科研学术活动类:

1、重点、大型科研课题评审、鉴定会的照片资料。

2、科研成果评选及领奖仪式的照片资料。

3、由本校发起并组织的全国性、省级学术活动。包括:大会开幕、闭幕式,大会发言、著名学者报告等照片资料。

4、著名专家来校作学术报告的照片资料。

5、参加省部级以上科技成果展览的照片资料及重大单项科技成果代表性照片资料。

6、在校学生及国外留学生在科研和学术活动中取得突出成绩的照片资料。

7、在国内外权威学术刊物上发表的论文和国家级出版社出版的论著的照片资料。

(四)外事活动类:

1、本校派出国外进行友好访问、考察、进修、留学等人员所获得的照片资料。

2、外国领导人、友好人士以及各种代表团来校参观访问的照片资料。

3、与国内外学校、团体签订联合办学等协议、合同过程的照片资料。

4、外籍人士赠送的礼品照片及其它照片资料。

5、外籍学生、教师、工作人员在校学习、生活、工作的照片资料。

6、在我校召开的国际性学术会议场面的照片资料。

(五)获奖类:

1、教学活动获得的奖状及奖品照片。

2、科研项目成果奖状及奖品照片。

3、学校产品获奖的奖状照片。

4、各类活动中被评为先进集体、文明单位等奖状及奖品照片。

(六)校园建设与校园风光类:

1、校园建设:

①学校重大项目的开工、奠基、落成典礼和学校建设规划、模型等照片资料。

②反映学校不同历史时期变化发展的校园基本建设的照片应把每一个主楼、校园内主要景色、列入摄制范围。基建项目拍摄的照片应包括:开工前的原景和场地,招标会,平整土地、奠基破土仪式以及建造过程中的重要环节直至竣工验收。

③反映前湖新校区建设的照片。包括开发前的原貌,新校区的规划,以及前湖新校区建设有关的会议、论证会、招标会、平整土地、奠基、破土仪式,以及建设过程中的各个重要环节。

2、校园风光:

学校各个时期的校园环境和校园风光照片资料。包括:校门、教学楼、办公楼、图书馆、实验楼等校园风景照片资料。

(七)名人类:

1、名人的大致范围要求:

①历任校领导、长江学者、博士生导师、江西省中青年学科带头人、省级以上(省委、省政府颁发的)劳模及先进个人。

②历届中国共产党全国人民代表大会代表、历届全国人大代表、全国政协委员。

③在我校工作过或毕业的厅级以上党政领导、著名学者和企业家的照片、底片资料。

④国内外知名学者返校活动、捐赠仪式等的照片资料。

2、名人照片档案的收集和制作办法:

①标准照片一张(规格3×55厘米以内)。

②工作照片一至二张(根据各自工作的性质和特点,选择最具有代表性的3×5厘米的照片)。

③收集能反映其不同年代所产生的具有代表性的照片,张数不限。

④家庭生活照片。

(八)其它类:

1、学校各有关部门参加科工贸活动形成的照片资料。

2、本校研制、试制、生产的产品样照。

3、我校产品使用情况的场面照片资料。

4、价值5万元以上的重大仪器设备的样照和安装调试运行照。

第六条  形成的照片档案应能较好地反映客观事实、突出重点。照片、底片和刻录光盘等同时归档,并附以文字说明。文字说明应做到字迹工整、表述准确、简练。文字说明的内容包括:事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。

第七条  凡要求归档的照片档案资料,都应该做到载体质量优良,不用劣质、残破、性能低下的胶卷等材料。归档的照片应清晰,并能反映事件主要内容和真实面貌。

第八条  除名人类照片归档有具体要求外,其它类归档的照片资料原则上不作数量要求。只要求过程的全面,内容的真实和主题突出。

第三章 照片档案的管理分类和利用

第九条  照片档号的编目及分类:

(一)按《中国档案分类法——教育档案分类法》和《照片档案管理规范》进行分类标引,给出检索分类号。

(二)根据照片档案的内容构成和形成特点,编制用于组成档号的二级类目代号简表。

(三)二级类目代码,见下表:

二级类目代号表

分类号

    

ZP11

党政活动类

ZP12

教学类

ZP13

科研学术活动类

ZP14

外事活动类

ZP15

获奖类

ZP16

校园建设与校园风光类

ZP17

名人类

ZP18

其它

 

第十条  照片档案应按照不同类型、不同规格、不同照片载体分别保存。切实做到:

1、照片档案库房应做到恒温、恒湿、清洁,温度保持在1824℃,相对湿度3545%。要有专门的设备和必要的保护措施。

2、照片、底片要定期进行检查,如发现发黄、发霉、变质等现象,要及时进行处理。

3、档案库房要做到防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防高温、防霉变。

4、归档保存的照片档案,未经鉴定和批准,任何人不得私自移出、销毁。

第十一条 档案馆需编制各种检索工具,为利用者查找、阅览照片档案创造条件,广泛开展咨询服务。

第十二条 校内各单位及个人因工作需要查阅照片档案,应持本单位的证明和个人证件,办理登记手续,方可查阅。确因特殊情况需要借出须经档案馆领导同意,办理借阅手续。借阅人员须保持照片档案的完整、整洁、清晰并如期照数归还。如有损坏应以赔偿,并追究其责任。

第十三条  校外单位查阅照片档案,必须持有单位介绍信和个人证件,经档案馆领导同意后,按有关规定办理查阅手续,方可查阅。

第十四条  照片档案管理者,应定期检查照片档案,对破损的照片档案,应及时修复和复制,保证照片档案的完好。

第十五条 照片档案不仅具有现实意义,还具有重要的历史意义。对照片档案,原则上不能销毁,确因特殊情况需要销毁的要先鉴定。鉴定与销毁按《南昌大学档案鉴定与销毁管理办法》执行。

第四章     

第十六条  本办法自发文之日起施行。原南大校发[1999]36号《南昌大学照片档案管理办法》同时废止。

第十七条  本办法由档案馆负责解释。