南昌大学档案馆

南昌大学设备仪器档案管理办法

发布时间:2017-10-30

 

第一章  总则

第一条 根据国务院批准的《科学技术档案工作条例》,国家教委颁布的《高等学校档案管理办法》,等文件法规,结合我校实际情况,为加强设备仪器档案科学管理,特制定本办法。

第二条 设备仪器档案是指作为学校固定资产的设备、仪器、仪表,在其验收、调试、运行、维护等全部活动过程中直接形成的,具有保存价值的文字,图标,声像,载体材料,以及随机材料。

第二章 设备仪器档案的归档范围

第三条 凡属学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、希重点为价值在五万以上)设备、仪器,均应认真建立设备仪器归档,其范围是:

1、    设备、仪器开箱记录及装箱单;

2、    设备安装、调试记录和双方签字移交材料、保修存单;

3、    验收报告及文字材料;

4、    索赔来往函件及结果文件;

5、    设备说明书及全套随机文件材料;

6、    设备使用、检修、故障事故记录(设备履历书);

7、    重大事故的调查分析及处理意见;

8、    设备技术改造和开发过程中形成的技术文件材料;

凡我校自行设计(研制),并由本校使用的设备属于学校固定资产,技术文件材料归档范围与上述档案相同。

第三章  设备文件材料的立卷和归档

第四条 学校设备管理部门,是学校设备文件材料的形成、积累、归档部门必须设有专(兼)职档案员,负责管理本部门设备档案文件材料。

第五条 设备保管使用部门,要负责设备随机文件材料及开箱、调试、验收记录等文件材料的收集积累,并及时管理、登记、移交设备管理部门。

第六条 学校各级设备使用单位的负责人,要认真抓设备文件材料的形成积累和管理工作,科技人员和实验室人员要爱护设备的技术文件,对设备的使用、维护、改造做到有活动就有完整的记录,确保档案的整理组卷。

第七条 设备档案的管理的整理组卷

1、      坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。

2、      设备仪器文件材料的组卷,根据其形成规律以及内容、价值数量和载体形式保持文件材料之间的有机联系和便于利用查找的组卷原则,将每项设备的文件材料进行系统整理,组成一个或若干各案卷。

3、      卷内的文件材料按正件在前,附件在后,印件前,原稿在后,批复在前,请示在后的要求排列。

4、      拆除卷内文件材料的全部金属物,用线装订,对破损的文件材料进行修补,对引进设备中专用文件夹,可保存原状。

5、      仪器设备档案采用盒装的保管方式,对一些设备说明书确实不符合盒装规格的,就自然状态存放。图纸折叠成风琴式。

6、      卷内文件材料的排列顺序按中华人民共和国国家标准《科学技术档案构成的一般要求》执行,单面打号在左或右下角,双面正面在右小角,背面在左下角,以下边右边靠齐在左侧装订。认真填写卷内目录和备考表,备考表写,明本卷图纸和文字材料的总页数,并对文件的完整准确程度,损坏缺少情况加以说明。

7、      拟定案卷题名和制定保管期限。

第八条 归档验收:

1、      设备管理部门的兼职档案员,填写移交目录。内容包括设备文件材料名称,分数,移交时间。移交目录一式两份。

2、      归档时间:设备验收完毕投入使用后一年,引进设备为索赔期满后二个月。

第四章  设备仪器档案的管理

第八条 设备仪器档案必须坚持学校集中统一管理的原则,便于开发利用。确保设备档案的完整、准确和安全(重点指价值5万元以上的设备仪器技术文件)。

第九条  设备档案是国家的重点技术储备,是学校设备管理工作的组成部分和重要环节。设备仪器档案工作必须纳入学校设备仪器管理工作之中,纳入有关人员的职责之中,使重要、稀缺、精密贵重设备的技术资料保存完整、系统、准确。

第十条 档案部门对接收来的设备仪器档案,要科学管理。按《高等学校档案实体分类法》进行分类编号,造册登记、统计、开发利用,并编多种检索工具和参考资料。

第十一条 根据设备档案文件材料的内容构成和形成特点,参照国家教委19895月编制的高等学校固定资产分类目录,按设备各种类或型号的二级类目代号简表。

第十二条 仪器设备类档案档号=年的号+设备档案分类号+案卷号。

案卷号按最下位类目流水。年度用仪器设备购置年度。

 

 

高等学校仪器设备类档案归档范围和保管期限表                                                                          

SB11  综合

1

上级对有关仪器、设备的政策,业务管理工作文件

长期

2

本院仪器,设备管理的规章制度

长期

3

设备工作计划,报告,总结,调查材料

长期

4

本校仪器,设备购置计划,报告及经费分配方案

长期

5

本校仪器,设备移交清册及设备仪器报废,调拨报告和批复

长期

6

本校有关仪器,设备业务工作的综合性统计材料

长期

SB12 按设备仪器种类设置类目

1

申购报告,计划,轮作报告

长期

2

上级或主管领导批复和准购批示

长期

3

定购合同(复印本)和会谈纪要等

长期

4

进口设备过程中有关的技术商务文件

长期

5

开箱记录及装箱单

长期

6

安装,调试记录和双方签字移交单,保修单

长期

7

验收报告及文件材料

长期

8

索赔来往函件和结果文件

长期

9

设备说明书及全套随机文件材料

与设备并存

10

使用检修,故障事故记录

长期

11

重大事故的分析及处理意见

长期

12

技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

长期