南昌大学档案馆

南昌大学产品与科技开发档案管理办法

发布时间:2017-10-30

 

第一章  总则

第一条  产品生产档案是办好学校产业的基础工作之一,也是衡量我校校办产业管理水平的重要标准之一,必须与本校校办产业的计划管理,质量管理和岗位责任制工作紧密配合。在布置、检查、验收、总结产品工作时,同时布置、检查、验收产品生产档案工作。

第二条  产品生产档案是指我校研制、试制生产产品过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表、声像载体材料。

第三条  根据我校实际情况,档案馆在各产品生产部门(各校属工厂,下同)设立档案规定自行立卷管理,但必须向校档案馆移交其案卷目录。以保证档案的完整、系统、准确和安全,方便开发利用。

第二章  产品生产档案的归档范围

第四条 从产品的研制到产品的生产、销售等活动形成的材料有以下几部分。

1、      计划准备阶段:

(1)  计划任务书、协议书、技术合同、发展建议书等;

(2)  调查材料、方案论证材料、上级批文。

2、      设计(研制)阶段:

(1)  总体方案设计材料:

(2)  全套设计、工艺、工装的图纸和文件材料;

(3)  实验、分析、测试等各种原始记录分析报告;

(4)  各种明细表、图详目录;

(5)  技术总结、工作报告、设计定型报告及批复;

(6)  产品说明书、技术条件、标准等;

3、      试制与鉴定阶段:

(1)  实验大纲、试验规程及记录、实验工作总结;

(2)  鉴定大纲、产品鉴定证书、产品合格证;

(3)  鉴定会全部材料;

(4)  论文、专著;

(5)  专利材料;

(6)  获奖材料;

(7)  样机(样品)底片、照片。

4、      产品生产阶段:

(1)  生产任务书及上级有关指示文件;

(2)  生产方案计划;

(3)  工艺说明书、工艺规程、工艺路线分析和鉴定等全部工艺性文件材料;

(4)  生产定型报告及批复;

(5)  重大质量事故分析材料,重要联席会议记录;

5、      销售,技术服务阶段:

(1)  产品改进、更新建议书;

(2)  经营经销活动中形成的原始记录,凭证材料,反对以后新产品开发(包括改造改型)有参考和依据价值的原始文件。

6、      因某种原因工作中段或暂时未投入生产的产品设计材料,均属归档范围。

模式:

   案卷号按一或二级类目流水,年度采用产品投入生产的自然年度。

第十二条    编目:

1、      档案分室应对产品生产档案编制总目录,按档号先后顺序登记。

2、      为了便于利用,各档案分室应编制多种检索工具,如:分类目录,系列产品专题目录。

3、      每个档卷脊上填写档号,页可另行贴上档号的标签,标签距下沿40mm处。

第十三条  排架保管。按顺序号从上至下,从左到右排架,案卷装入案卷盒内保管。

第十四条  档案更改与补充:

1、      已归档的科技文件材料需要更改时,必须填写更改通知书,经产品设计(研制)负责人或有关主管负责人批准同意后,方可更改有关科技文件材料。

2、      对修改后的各种底图,应重新绘制蓝图,连同更改通知单一并归档。

3、      更改一般是谁设计谁更改,协作单位应会同主要设计单位进行更改,按协议办理,更改必须履行审批手续,未经批准,任何人不得任意更该已归档的科技文件材料。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

高等学校产品与科技开发类档案归档范围和保管期限表

CP11  综合

1

上级关于产品与科技开发管理的文件

30

2

本单位为产品均生产与科技开发制定的各种规定,条例,办法,制定及手册,图表

30

3

产品生产与科技开发的指示,报告,批复,批示

30

4

产品生产与科技开发,管理与专业协作单位有关技术方面来往的文件材料

30

5

产品生产与科技开发年度工作计划,总结,统计报表

30

CP12 按产品各种类设置类目

一、计划标准阶段材料

1

任务书,调查材料,方案论证材料,技术协议与委托书,发展建议书,上级指示批文

30

二、产品生产设计(研制)阶段材料

1

总体方案设计材料

30

2

全套设计定型图纸

30

3

技术设计说明计算书,实验报告及试验测量数据

30

4

通用件,标准件,外购件,外协件明细表及目录

30

5

产品说明书,技术条件,标准,产品说明书

30

三、产品生产试制与鉴定阶段材料

1

试制大纲,试验记录及试验工作总结

30

2

鉴定大纲,产品鉴定证书,产品证明书,合格证

30

3

获奖材料,专利材料

30

四、产品生产阶段材料

1

生产任务书及上级有关指示文件,生产方案计划

永久

2

全套工艺定型图纸,技术条件说明书

30

3

工艺说明书,工艺规程,工艺路线,工艺试验记录,分析和鉴定材料等全部工艺文件材料

30

4

定型报告及批复

30

5

重大质量事故分析,重要联席会议纪要

30

6

各种更改及技术通知单

30

7

生产工作总结,技术工作总结

30

五、产品销售技术服务阶段材料

1

产品改进与更新建议书,用户信息反馈材料

30

2

经营管理活动中形成的原始记录,凭证等

30