南昌大学档案馆

南昌大学基本建设项目档案管理办法

发布时间:2017-10-30

 

第一章 总   则

第一条 为了切实做好基本建设项目档案的管理工作,充分发挥档案材料在工程建设、规划、勘测、设计、施工、管理、科研、抗灾、战备、改建、扩建和维修等工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局、国家计委1988年联合颁发的《基本建设档案材料管理的暂行规定》以及国家教委1989年颁发的《普通高等学校档案管理办法》,结合我校实际,特制定本办法。

第二条 基本建设项目档案是指各建设项目从酝酿、提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、立项、审批、设计、施工、监理、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等过程中所产生的文件、图表、图纸、计算材料、声像材料等形式为载体的文字材料。

第三条 基本建设项目档案是国家的宝贵财富,是不可再生的资源,是我校科技档案的重要组成部分。学校各级领导都必须十分重视,做到“三纳入”、“四同步”,确保档案的完整、准确、安全和有效使用。

第二章  基本建设档案的归档范围和保管期限

第四条 基本建设项目文件材料归档范围和保管期限,根据下表执行。

序号

归档材料

保管期限

综合

 

 

1、上级有关基建工作的文件

30

2、基建工作规章制度

30

3、基建工作计划、总结、简报

30

4、基建工作总体规划

永久

5、基建工作年度(季度)总结、统计报表

永久

6、基建工程财务预、决算

30

7、全校性总体规划、设计总平面图

永久

8、水(含上下水)、电、气管道分布图

永久

9、地质勘探、地形测量材料

永久

可行性研究、任务书

 

 

1、项目建议书及批复

永久

2、可行性研究报告

永久

3、项目评估

永久

4、环境预测、调查报告

永久

5、设计任务书、计划任务书

永久

基础建设材料

 

 

1、工程地质、水文地质、勘测设计、勘测报告、地质图、勘测记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明

永久

2、地形地貌、控制点、建筑物、结构物及重要设施安装测量定位、观测记录

30

3、水文、气象、地震等其他设计基础材料

永久

设计文件

 

 

1、初步设计

永久

2、技术设计

永久

3、施工图设计

10

4、技术秘密材料、专利文件

永久

5、设计计算书

30

6、关键技术试验

永久

7、总体规划设计

永久

8、设计评价、鉴定及审批

永久

工程管理文件

 

 

1、征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

永久

2、承发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件

永久

3、施工执照

永久

4、环保三同时、消防、卫生等文件、水电气供应协议书

永久

施工文件

 

 

1、土建施工文件

 

1)开工报告、工程技术要求,技术交底、图纸会审纪要

永久

2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工工艺

永久

3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定

30

4)建筑材料试验报告

30

5)设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批

30

6)施工定位测量、地质勘测

永久

7)土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图

永久

8)施工记录、日记、大事记

30

9)隐蔽工程验收记录

永久

10)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

永久

11)分项、分部、定位工程质量检查、评定

30

12)交工验收记录证明

30

13)施工总结、技术总结

30

14)竣工报告、竣工验收报告

永久

2、设备及管线安装施工文件

 

1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

10

2)施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施

30

3)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

30

4)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

30

5)隐蔽工程检查验收记录

30

6)强度、密度性试验报告

30

7)设备调试记录

10

8)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

30

9)系统调试、试验记录

30

10)管线清洗、通水、消毒记录

10

11)管线标高、位置、坡度测量记录

30

12)中间交工验收记录证明、工程质量评定

30

13)竣工报告、竣工验收报告

30

3、电气、仪表安装施工文件

 

1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审

10

2)施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施

30

3)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

30

4)调试、鉴定记录

30

5)性能测量调试和校核

30

6)施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告

30

7)操作、联动试验

10

8)电气装置交换记录

10

9)中间交工验收记录、工程质量评定

30

10)竣工报告、竣工验收报告

30

竣工文件

 

 

1、项目竣工验收报告

永久

2、全部竣工图纸

永久

3、项目质量评审材料

永久

4、工程现场声像材料

永久

5、竣工验收会议决议文件

永久

生产技术准备试生产

 

 

1、技术准备计划

10

2、试生产管理、技术责任制

10

3、开停车方案

10

4、设备试车、验收、运转、维护记录

30

5、试生产产品质量鉴定报告

10

6、安全操作规程、事故分析报告

30

7、运行记录

10

8、技术培训材料

10

9、产品技术参数、性能、图纸

永久

10、工业卫生劳动保护、材料

10

工艺、设备

 

 

1、工艺说明、规程、路线、试验、技术总结

30

2、产品检验、包装、安装阀、检测记录

30

3、设备、材料出厂合格证

30

4、设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、设备备件单

10

5、设备、图纸、说明书

30

6、设备测绘、验收记录

30

7、设备安装调试、测定数据、性能鉴定

30

涉外文件

 

 

1、讯价、报价、投标文件

10

2、合同、合同附件

永久

3、谈判协议、协议书

永久

4、谈判记录

30

5、谈判过程中外商提供的材料

10

6、出国考察及收集的有关材料

10

7、国外各设计阶段文件

永久

8、各设计阶段审查议定书

永久

9、技术问题来往函电

10

10、国外设备材料检验及设计联络

永久

11、国外设备储存、运输

10

12、开箱检验记录,商检及索赔

永久

13、国外设备、材料的防腐、保护措施

10

14、外国技术人员现场提供的文件

10

十一

财务、器材管理

 

 

1、财务计划、年度计划

10

2、工程概算、预算、决算

永久

3、主要材料消耗、器材管理

10

4、交付使用的固定资产

永久

十二

其他材料

 

 

1、有关的国外技术标准

10

2、有关的专利说明

10

十三

监理文件

 

 

1、监理规划

30

2、监理实施细则

30

3、监理月报中的有关质量问题

30

4、监理会议纪要中的有关质量问题

30

5、工程开工/复工审批表

30

6、工程开工/复工暂停令

30

7、不合格项目通知

30

8、质量事故报告及处理意见

30

9、工程竣工决算审批意见书

30

10、工程延期报告及审批

永久

11、合同争议、违约报告及处理意见

永久

12、合同变更材料

30

13、工程竣工总结

30

14、质量评价意见报告

30

十四

基建工程维修、改造材料

 

 

1、上级对有关工程的维修、改造的批复

永久

2、本校对单项工程维修、防震加固、改造的请示、报告

永久

3、竣工图纸

永久

 

第三章 基本建设项目档案的管理

第五条  基建处要明确一位负责人分管基建档案工作,并配备一名兼职档案员负责基建文件材料的收集、积累、整理和立卷,按时向学校档案馆移交归档。

第六条  基本建设项目建设过程中,建设单位、工程总承建单位、工程建设现场指挥机构、勘测设计单位、施工单位和监理单位应在自己的职责范围内做好建设项目文件材料的保管、积累、整理和归档工作。然后按规定交建设单位汇总、立卷,按时向学校档案馆移交。

第七条  凡有引进技术和信息的建设项目。要做好引进技术和信息的图纸、文件的收集、整理工作,然后交档案馆统一管理。

第八条  建设大中型项目时,均应考虑与工作任务相适应的档案材料库房,其费用列入工程项目总概算。

第九条  长期保管的基本建设项目档案实际保管期限不得短于其建设项目实际寿命。对超过保管期限的基建项目档案要定期进行鉴定,对已失去保存价值的档案按《南昌大学档案鉴定与销毁管理办法》执行。

第十条  竣工档案材料的技术要求

(一)竣工图是基建工程项目的重要档案,工程承发包合同或施工协议中要根据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制、整理、审批、交接、验收做出规定,施工单位不按时提交合格竣工图的,不算完成施工任务,并承担相应责任。

(二)施工单位要做好施工记录、检验记录、交工验收记录和签证等,同时要整理好变更文件,按规定编好竣工图。工程验收前由主管部门、建设单位组织检查竣工图的质量。

(三)编制竣工图的费用处理办法

1、因设计误差造成的变更较大,施工图不能代用或利用的,由设计单位负责绘制竣工图,并承担其费用。

2、因建设单位或主管部门要求变更设计、需要重新绘制竣工图时,由建设单位或委托设计单位负责绘制,其费用由建设单位在基建投资中解决。

3、在第12项规定以外的,则由施工单位负责编制竣工图,所需费用,由施工单位自行解决。

第十一条  归档文件资料的质量要求

(一)归档文件材料要以单件为主,内容真实、准确,同时符合国家有关工程勘测、设计、施工、监理等方面的技术规范,标准和规程。

(二)归档文件材料应字迹清楚,不得用易褪色的书写材料书写、绘制。要求图样清晰、图表整洁,签字盖章手续完备。

(三)归档文件材料中的图纸一般采用蓝晒图,竣工图应为新蓝图。计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。

(四)所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章应使用不易褪色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处。

第十二条  为了保证基本建设项目材料归档的顺利进行,以确保档案材料的完整、准确、安全、系统和档案案卷质量,学校在基本建设项目总投资中设立5%的基建档案保证金。档案馆作为学校档案管理的职能部门,负责对全校基建工程项目档案材料的验收。对符合要求的先填写《南昌大学基建档案简介及质量审查表》,然后由档案馆签发《南昌大学基建档案验收认可证》,否则,计财处在工程决算中扣留5%的基建档案保证金。

第四章   基本建设项目档案的分类及案卷质量标准

第十三条  基建档案的分类编号

(一)按《中国档案分类法——教育档案分类法》进行分类标引,给出检索分类号。

(二)根据基建档案的内容构成和形成特点,编制用于组成档号的二级类目代号简表。

(三)基建类档案的档
案号=年度号+基建档案分类号+案卷号。

(四)基建类档案的档案号组成:

案卷号按最下位类目流水,综合管理用自然年度,项目用竣工年度。

第十四条  基建档案案卷的质量要求

(一)遵循文件材料的形成规律,保持其有机联系与实物完全一致并具有成套性。

(二)卷内文件材料必须准确反映基本建设管理活动和专业活动的真实内容、手续完备,制作和书写材料利于长期保存。

(三)基建管理内容的档案,按问题、时间、或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列顺序:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

(四)基建项目内容的档案,按其部件、结构、阶段分别组卷,同时要考虑专业性、成套性、案卷内文件材料的排列应按:依据性、基础性材料、工程设计(即地质图、初步设计图、建筑、结构施工图、水、电、气更改图)及工程竣工验收的全套图纸排列顺序,文书材料在前,图样在后。

(五)案卷可采用装订和不装订两种,装订的采用三孔穿线,不装订的案卷应在每份基建文件材料的右上角加盖档号章,不能有漏页、掉面现象发生。案卷内文书材料用16开纸,图纸按《技术制图复印图的折叠方法》(GB/10606.3-89)统一折叠成A4幅面(297mm×210mm)图样折叠时标题栏露在右下角,厚度不超过20mm,去掉文字材料内所有的金属物。

第十五条  基建案卷的编目

(一)立卷视文件材料数量的多少而定。当同一问题的文件多时,可组成一卷或多卷,一般不超过200页;当问题单一,文件较少,又不便一起归类时,可立薄卷。

(二)卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧下角编页号,即:双面书写的文件材料,正面在右下角,背面在左下角编写页号。蓝图、底图可以一组有联系的图纸为一件,以件为单元,在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章,并逐一填写。

(三)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

(四)每个案卷必须按规定格式逐年填写卷内目录,对文件材料原有题名不能更改和简化,没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,及时补上。

(五)案卷题名的主要内容包括项目的名称、代字、代号及组件、部件、阶段的代号和名称等。

(六)编制单位:填写案卷内基建文件材料的形成单位或主要责任者。

(七)编制日期:填写案卷内文件材料的起止日期。

(八)保管期限:填写其划定的保管期限。

(九)密级:按划定的密级填写。

第五章 基本建设项目档案的保管和利用

第十六条  校档案馆主管科教档案的工作人员对归档的基建项目文字材料案卷负责接收、整理、分类、统计、编目、保管、并编制多种检索工作,以利提供借阅。

第十七条  积极开发基建信息资源,对档案的原始数据、图表等进行二、三次加工,分析提炼、归纳、综合、计算、研究加工,以供利用。

第十八条  拓宽多种渠道,提供基建档案及防震加固资料,为学校建设及科技活动服务。

第十九条  定期检查和维护基建文件材料的安全,确保其齐全完整,做好“八防(防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防高温、防霉变)”,防止发生意外事件。

第六章 附 则

第二十条  特殊建设项目和技术改造项目可参照本管理规定执行。

第二十一条  本办法自发文之日起执行。 原南大校发[1999]33号(《南昌大学基本建设档案管理规范》)同时废止。

第二十二条  本办法由档案馆负责解释。

 


附一:

南昌大学档案馆基建档案简介及质量审查表

 

项目名称

 

   

许可证号

 

扩初批准单  

 

扩初批文

 

批准规模

 

批准总投资

 

批准日期

 

批准文号

 

   

 

   

 

(米)

  

 

建筑结构

 

设计单位

 

   

负 责 人

 

施工单位

 

   

负 责 人

 

监理单位

 

监理时间

 

   

负 责 人

 

建设单位

 

项 目 总

负 责 人

 

工程质量

 

扩初批准

 

(平方米)

建筑面积

 

(平方米)

竣工面积

(平方米)

计划投资

(万元)

竣工决算

(元)

   

(元/平方米)

开工日期

 

竣工日期

 

项目地点

 

 

 

 

 

 

 

 

处意见

 

 

 

 

 

 

 

 

 

负责人

 

       

                   

 

附二:

南昌大学基建档案验收认可证

 

编号:

工程名称:

根据国务院《建设工程质量管理条例》、《高等学校档案管理办法》和《南昌大学基本建设项目档案管理办法》等有关规定,经审查验收,该建设工程档案符合归档要求,特出具工程档案验收认可证。

 

 

 

 

 

南昌大学档案馆:

发证单位(盖章):

发证日期: