南昌大学基本建设项目档案管理办法

发布时间：2017-10-30     阅读量：

 

第一章　总 　 则

第一条　为了切实做好基本建设项目档案的管理工作，充分发挥档案材料在工程建设、规划、勘测、设计、施工、管理、科研、抗灾、战备、改建、扩建和维修等工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局、国家计委1988年联合颁发的《基本建设档案材料管理的暂行规定》以及国家教委1989年颁发的《普通高等学校档案管理办法》，结合我校实际，特制定本办法。

第二条　基本建设项目档案是指各建设项目从酝酿、提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、立项、审批、设计、施工、监理、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等过程中所产生的文件、图表、图纸、计算材料、声像材料等形式为载体的文字材料。

第三条　基本建设项目档案是国家的宝贵财富，是不可再生的资源，是我校科技档案的重要组成部分。学校各级领导都必须十分重视，做到“三纳入”、“四同步”，确保档案的完整、准确、安全和有效使用。

第二章  基本建设档案的归档范围和保管期限

第四条　基本建设项目文件材料归档范围和保管期限，根据下表执行。

 

第三章　基本建设项目档案的管理

第五条  基建处要明确一位负责人分管基建档案工作，并配备一名兼职档案员负责基建文件材料的收集、积累、整理和立卷，按时向学校档案馆移交归档。

第六条  基本建设项目建设过程中，建设单位、工程总承建单位、工程建设现场指挥机构、勘测设计单位、施工单位和监理单位应在自己的职责范围内做好建设项目文件材料的保管、积累、整理和归档工作。然后按规定交建设单位汇总、立卷，按时向学校档案馆移交。

第七条  凡有引进技术和信息的建设项目。要做好引进技术和信息的图纸、文件的收集、整理工作，然后交档案馆统一管理。

第八条  建设大中型项目时，均应考虑与工作任务相适应的档案材料库房，其费用列入工程项目总概算。

第九条  长期保管的基本建设项目档案实际保管期限不得短于其建设项目实际寿命。对超过保管期限的基建项目档案要定期进行鉴定，对已失去保存价值的档案按《南昌大学档案鉴定与销毁管理办法》执行。

第十条  竣工档案材料的技术要求

（一）竣工图是基建工程项目的重要档案，工程承发包合同或施工协议中要根据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审批、交接、验收做出规定，施工单位不按时提交合格竣工图的，不算完成施工任务，并承担相应责任。

（二）施工单位要做好施工记录、检验记录、交工验收记录和签证等，同时要整理好变更文件，按规定编好竣工图。工程验收前由主管部门、建设单位组织检查竣工图的质量。

（三）编制竣工图的费用处理办法

1、因设计误差造成的变更较大，施工图不能代用或利用的，由设计单位负责绘制竣工图，并承担其费用。

2、因建设单位或主管部门要求变更设计、需要重新绘制竣工图时，由建设单位或委托设计单位负责绘制，其费用由建设单位在基建投资中解决。

3、在第1第2项规定以外的，则由施工单位负责编制竣工图，所需费用，由施工单位自行解决。

第十一条  归档文件资料的质量要求

（一）归档文件材料要以单件为主，内容真实、准确，同时符合国家有关工程勘测、设计、施工、监理等方面的技术规范，标准和规程。

（二）归档文件材料应字迹清楚，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。要求图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。

（三）归档文件材料中的图纸一般采用蓝晒图，竣工图应为新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

（四）所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

第十二条  为了保证基本建设项目材料归档的顺利进行，以确保档案材料的完整、准确、安全、系统和档案案卷质量，学校在基本建设项目总投资中设立5%的基建档案保证金。档案馆作为学校档案管理的职能部门，负责对全校基建工程项目档案材料的验收。对符合要求的先填写《南昌大学基建档案简介及质量审查表》，然后由档案馆签发《南昌大学基建档案验收认可证》，否则，计财处在工程决算中扣留5%的基建档案保证金。

第四章   基本建设项目档案的分类及案卷质量标准

第十三条  基建档案的分类编号

（一）按《中国档案分类法——教育档案分类法》进行分类标引，给出检索分类号。

（二）根据基建档案的内容构成和形成特点，编制用于组成档号的二级类目代号简表。

（三）基建类档案的档
案号=年度号+基建档案分类号+案卷号。

（四）基建类档案的档案号组成：

案卷号按最下位类目流水，综合管理用自然年度，项目用竣工年度。

第十四条  基建档案案卷的质量要求

（一）遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系与实物完全一致并具有成套性。

（二）卷内文件材料必须准确反映基本建设管理活动和专业活动的真实内容、手续完备，制作和书写材料利于长期保存。

（三）基建管理内容的档案，按问题、时间、或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

（四）基建项目内容的档案，按其部件、结构、阶段分别组卷，同时要考虑专业性、成套性、案卷内文件材料的排列应按：依据性、基础性材料、工程设计（即地质图、初步设计图、建筑、结构施工图、水、电、气更改图）及工程竣工验收的全套图纸排列顺序，文书材料在前，图样在后。

（五）案卷可采用装订和不装订两种，装订的采用三孔穿线，不装订的案卷应在每份基建文件材料的右上角加盖档号章，不能有漏页、掉面现象发生。案卷内文书材料用16开纸，图纸按《技术制图复印图的折叠方法》（GB/10606.3-89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm）图样折叠时标题栏露在右下角，厚度不超过20mm，去掉文字材料内所有的金属物。

第十五条  基建案卷的编目

（一）立卷视文件材料数量的多少而定。当同一问题的文件多时，可组成一卷或多卷，一般不超过200页；当问题单一，文件较少，又不便一起归类时，可立薄卷。

（二）卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号，即：双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。蓝图、底图可以一组有联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。

（三）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

（四）每个案卷必须按规定格式逐年填写卷内目录，对文件材料原有题名不能更改和简化，没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，及时补上。

（五）案卷题名的主要内容包括项目的名称、代字、代号及组件、部件、阶段的代号和名称等。

（六）编制单位：填写案卷内基建文件材料的形成单位或主要责任者。

（七）编制日期：填写案卷内文件材料的起止日期。

（八）保管期限：填写其划定的保管期限。

（九）密级：按划定的密级填写。

第五章　基本建设项目档案的保管和利用

第十六条  校档案馆主管科教档案的工作人员对归档的基建项目文字材料案卷负责接收、整理、分类、统计、编目、保管、并编制多种检索工作，以利提供借阅。

第十七条  积极开发基建信息资源，对档案的原始数据、图表等进行二、三次加工，分析提炼、归纳、综合、计算、研究加工，以供利用。

第十八条  拓宽多种渠道，提供基建档案及防震加固资料，为学校建设及科技活动服务。

第十九条  定期检查和维护基建文件材料的安全，确保其齐全完整，做好“八防（防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防高温、防霉变）”，防止发生意外事件。

第六章　附　则

第二十条  特殊建设项目和技术改造项目可参照本管理规定执行。

第二十一条  本办法自发文之日起执行。 原南大校发[1999]33号（《南昌大学基本建设档案管理规范》）同时废止。

第二十二条  本办法由档案馆负责解释。

 

附一：

南昌大学档案馆基建档案简介及质量审查表

 

项目名称								工    程 许可证号
扩初批准单   位								扩初批文
批准规模		批准总投资			批准日期			批准文号
层    数		总    高		（米）	幢   数			建筑结构
设计单位								设    计 负 责 人
施工单位								工    程 负 责 人
监理单位			监理时间					监    理 负 责 人
建设单位			项 目 总 负 责 人					工程质量
扩初批准	（平方米）		建筑面积			（平方米）		竣工面积	（平方米）
计划投资	（万元）		竣工决算			（元）		造    价	（元/平方米）
开工日期			竣工日期					项目地点
对 档 案 质 量 审 查 意 见	处意见                   负责人   年    月    日

 

附二：

南昌大学基建档案验收认可证

 

编号：

工程名称：

根据国务院《建设工程质量管理条例》、《高等学校档案管理办法》和《南昌大学基本建设项目档案管理办法》等有关规定，经审查验收，该建设工程档案符合归档要求，特出具工程档案验收认可证。

 

 

 

 

 

南昌大学档案馆：

发证单位（盖章）：

发证日期：   年   月   日