南昌大学档案馆

南昌大学科研档案管理规范

发布时间:2017-10-30

 

第一章  总则

第一条 为了建立和健全科学技术研究档案工作,完整地保存和科学地管理学校的科研档案,充分发挥科研档案在科学技术研究中的积极作用,根据国务院颁发的《科学技术档案工作条例》的归定及国家科委,国家档案局关于印发《科学技术研究档案管理的暂行规定》的通知精神,结合学校的实际情况,特制定本管理规范。

第二条 科学技术档案是指科学技术研究过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种载体的文件材料。

第三条 学校科研档案是科研管理的一个重要组成部分,是科研活动的重要环节,不仅是广大科研人员辛勤劳动的结晶,而且也是一项重要的信息资源和知识宝库,是国家的宝贵财富。因此各院部门都应把它纳入科研管理工作之中,作为提高学校科研管理水平的一项重要措施。

第四条 科研档案是国家的一项专门事业,按照集中统管理科研档案的原则,学校对全校的科研档案实行集中统一管理,科研档案不得分散在承办部门和个人手中。各有关部门必须做好收集、积累、整理和归档工作,以保证科研档案的完整性和准确性。

第二章  科研档案的归档范围

第五条 科研档案的归档范围主要包括:

1、   科研准备阶段:科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件。

2、   研究实验阶段:各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料、设计文件、图纸、关键工艺文件、重要的来往技术文件等。

3、   总结鉴定验收阶段:工作总结、科研报告、论文、专著、专家评审意见、参加人员名单、技术鉴定材料、鉴定证书、科研投资情况及决算材料等。

4、   成果和奖励申报阶段:专利申请有关文件材料、成果和奖励申报材料及审批材料,推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

5、   推广应用阶段:转让合同协议、生产定型鉴定材料、成果被引用的或投产后反馈意见、扩大试生产的设计文件、工艺文件、成果宣传报导材料、国内外学术交流材料。

第三章  科研文件材料的部门立卷与归档流程

第六条 科研文件材料的形成积累:

1、   课题组长在制订和讨论工作安排时,要向课题组成员布置平时积累科研文件的任务和方法,并指定专人负责。

2、   学校科研管理部门和各课题组,按各自的职责范围,分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。

3、   归档的科技文件材料必须字迹工整、格式统一、图样清晰、签字手续完备,禁用字迹不牢固的书写工具,以利长久保存。

第七条 整理组卷:

1、坚持实行科研文件形成部门和课题组立卷制度。

2、根据科研文化材料形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,以及科技文件材料的内、价值、数量和载体形式等实际情况,将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理,视其材料多少,组成一卷或若干个卷,将最能反映课题概况的科研文件材料,如:开题报告、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料、科研投资与经费核算材料等整理成综合卷,排放在每个课题全部案卷之首,其余科研文件按科研阶段依次系统整理组卷。

  3、内容不可分的科研文件材料按以下要求排序:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。

  4、拆除案卷内所有的金属物,对破损的科研文件材料进行修补。

  5、科研文件材料一般用国家标准制定的科技档案盒存放并相应在盒外侧贴上标签即实体分类号。

  6、科研管理部分的文件材料,按管理档案要求组卷装订,并编写文件号及每件材料的标题,装订卷的全部科研文件材料按顺序编页号,无论单面或双面,只要有书写文字,均应一面编写一个页号,每卷号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角。

  7、课题组组织归档前的鉴定工作,提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见,密级分为绝密、机密、秘密三种,按《科学技术保密条例》办理。

  8、填写卷内目录、备考表,用毛笔或钢笔工整填写案卷封面。

  9、课题组长填写归档说明书,连同案卷送教研室叫、研究室主任审查,重要的需再送院领导人审查。科研档案归档说明书放入每个研究课题第一卷的卷内目录之首。

第八条  归档验收。科研管理部门是科技档案的归口单位,由各课题组想科研管理部门归档,科研管理部门检查验收后向学校档案馆移交

归档时间:

1、课题研究在鉴定验收后两个月内归档。

2、赞不申报或中断、停止的研究课题,在课题结束或中断停止后两个月内归档。

   科研管理部门应将每年归档的研究档案移交目录一式两份与案卷一起交档案馆,档案馆点清后,双方在移交目录上签字,各执一份,以备查用。

第四章  科研档案的管理

第九条 分类编号:

1、   按《中国档案分类法——教育类详表》进行分类标引,给出检索分类号。

2、   根据科研档案的内容和特点,编制用于组织档号的二级类目代号简表。

3、   科研类档案号=年度号+科研类档案一级类目代号(KY+二级类目代号+案卷号。

科研类以完成项目、课题的年度号、案卷号按一级或二级类目流水。

第十条     编目:

1、   档案部门对接收的案卷贴上注有档号的标签,帖子每个案卷的脊背处,距下边底距离为40mm

2、   登记科技档案的总目录。

3、   编制各种分类目录、专题目录,按照GB3792.5-85《档案著录规则》编制课题案卷级、文件级科研档案著录卡,以便于现代管理使用。

第十一条 排架保管:按档号顺序依次排架,存放在铁皮档案柜内。

第十二条 鉴定与销毁:

1、   鉴定包括对研究课题档案进行整体鉴定和确定每个案卷的保管期限,主要依据科研档案科学价值,以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用进行档案的鉴定。

2、   销毁:对确已超过保管期限,且实用价值不高的档案,组织鉴定小组进行鉴定,并登记造册进行销毁,销毁时必须两人参加监销,并在销毁清册上签字。

3、   统计:建立健全统计台帐,对每年归档的科研档案进行统计。

 

高等学校科研档案归档范围和保管期限

K Y 11 综合

1

上级对科研工作的管理性文件

30

2

科研计划管理的规章制度(本校产生)

30

3

科研成果管理文件

30

4

申报科学基金及有关批复

30

5

科研经费管理文件

30

6

学会工作(学术活动)材料

10

KY12  项目设置类目

1

开题报告与课题调研论证材料

30

2

任务书,合同书

永久

3

课题研究计划,设计

30

4

计划执行情况,计划调整或撤消报告

30

5

课题投资和预决算材料

10

二、研究实验阶段

1

实验,测试,观测,调查,考察的各种原始记录(含关键字配方,工艺及综合分析材料)

永久

2

数据处理材料,包括计算机处理材料(程序设计说明框图计算结果)

永久

3

设计的文字说明书和图纸(蓝图,电子线路图等)

永久

4

研究工作阶段小结,年度报告

30

5

样品,标本等实物的目录

永久

三、总结鉴定阶段

1

研究报告,研制报告

永久

2

论文,专著

永久

3

工艺技术报告

永久

4

技术诀窍报告

永久

5

专家评审意见

永久

6

鉴定会材料(鉴定代表名单,会议记录,鉴定意见)

30

7

鉴定证书

永久

8

推广应用意见

30

9

课题工作总结

30

四、申报奖励阶段

1

科研成果登记表

永久

2

科研成果报告表

永久

3

科研成果奖励申报与审批材料

永久

4

科研成果获奖材料(奖状,奖章,证书)原件或影印件

永久

5

专利申请书或证书原件或影印件

永久

推广应用阶段

1

转让合同,协议书

永久

2

生产定型鉴定材料

永久

3

成果被引用或投产后反馈意见

10

4

推广应用方案及实施情况

10

5

扩大试生产的设计文件, 工艺文件

30

6

成果宣传报导材料

10

7

对外学术交流材料

30