南昌大学档案馆

南昌大学教学档案管理规范

发布时间:2017-10-30

 为了加强我校教学档案工作,提高案卷质量和科学管理水平逐步实现教学档案业务建设各环节的标准化和规范化,充分发挥教学档案在学校教学管理、科学研究等各项工作中的作用。现根据国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法规,结合我校实际情况,特制定教学档案管理规范。

一、 凡在教学管理和教学实践等教学活动中,直接形成的,具有保存价值的文字、图标等不同载体材料均属教学档案。

二、 教学档案是我校广大教职工智慧的结晶,是衡量我校教学管理水平和教育质量的重要标志之一,必须由校档案管集中统一管理,确保教学档案完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

三、 教学档案是教育管理的重要组成部分,应实行“三纳入”,“四同步”,即纳入教学计划、规划、纳入教育管理制度之中,纳入各级管理人员岗位职责之中,作为考核教育质量制度之中,纳入各级管理人员岗位职责之中,作为考核教育质量和管理水平的标准之一。四同步是:下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步:评审鉴定教学质量,教材,毕业论文,优秀教学成果与审查,检收档案材料同步;毕业分配、上级评审材料、教师晋升与档案部门出具档证明同步。

四、 各级教学管理和教学业务部门,应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应的专(兼)职档案干部,负责本部门教学文件材料的收集、立卷和归档前的借阅、安全、保密工作,并按期向学校档案馆移交。

五、 教学档案的归档范围是:

1、   凡归档的教学文件材料,必须是对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的,能反映教学实践活动全过程的材料。

2、   归档的主要内容包括:综合管理、学科与实验室建设、招生、学生学籍、课堂教学与教学实践、学生管理、毕业生、教材、研究生教育等方面、具体范围件附件。

3、   不归档的文件材料包括:上级有关教学的普发的不办文件,上级有关教学的未定稿的文件、重份文件、无查考利用价值的事务临时性文件。

六、 教学文件材料立卷程序

1、坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则,一般由立卷人按文件材料的自然形成规律,加以系统整理组卷,编排页号,填写卷内目录,交本部门档案工作人员检查、装订后向学校档案馆移交。档案馆随时了解、督促、检查、指导各部门做好立卷归档工作。

2、根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷,原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用,同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷,每卷不超过200页,也可以根据文件材料的内在联系,对问题单位文件较少者,按不同内容分别组成小卷,用软皮装订,一般不超过40页。

3、卷内密不可分的文件材料,按正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后的要求排列。

4、卷内材料一律拆掉金属物,分别用线绳装订,对破损的文件材料应进行修补,各种材料大学均为16开,大者折叠,小者贴补。