南昌大学档案馆

南昌大学教学档案管理规范

发布时间:2017-10-30

 为了加强我校教学档案工作,提高案卷质量和科学管理水平逐步实现教学档案业务建设各环节的标准化和规范化,充分发挥教学档案在学校教学管理、科学研究等各项工作中的作用。现根据国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法规,结合我校实际情况,特制定教学档案管理规范。

一、 凡在教学管理和教学实践等教学活动中,直接形成的,具有保存价值的文字、图标等不同载体材料均属教学档案。

二、 教学档案是我校广大教职工智慧的结晶,是衡量我校教学管理水平和教育质量的重要标志之一,必须由校档案管集中统一管理,确保教学档案完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

三、 教学档案是教育管理的重要组成部分,应实行“三纳入”,“四同步”,即纳入教学计划、规划、纳入教育管理制度之中,纳入各级管理人员岗位职责之中,作为考核教育质量制度之中,纳入各级管理人员岗位职责之中,作为考核教育质量和管理水平的标准之一。四同步是:下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步:评审鉴定教学质量,教材,毕业论文,优秀教学成果与审查,检收档案材料同步;毕业分配、上级评审材料、教师晋升与档案部门出具档证明同步。

四、 各级教学管理和教学业务部门,应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应的专(兼)职档案干部,负责本部门教学文件材料的收集、立卷和归档前的借阅、安全、保密工作,并按期向学校档案馆移交。

五、 教学档案的归档范围是:

1、   凡归档的教学文件材料,必须是对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的,能反映教学实践活动全过程的材料。

2、   归档的主要内容包括:综合管理、学科与实验室建设、招生、学生学籍、课堂教学与教学实践、学生管理、毕业生、教材、研究生教育等方面、具体范围件附件。

3、   不归档的文件材料包括:上级有关教学的普发的不办文件,上级有关教学的未定稿的文件、重份文件、无查考利用价值的事务临时性文件。

六、 教学文件材料立卷程序

1、坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则,一般由立卷人按文件材料的自然形成规律,加以系统整理组卷,编排页号,填写卷内目录,交本部门档案工作人员检查、装订后向学校档案馆移交。档案馆随时了解、督促、检查、指导各部门做好立卷归档工作。

2、根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷,原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用,同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷,每卷不超过200页,也可以根据文件材料的内在联系,对问题单位文件较少者,按不同内容分别组成小卷,用软皮装订,一般不超过40页。

3、卷内密不可分的文件材料,按正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后的要求排列。

4、卷内材料一律拆掉金属物,分别用线绳装订,对破损的文件材料应进行修补,各种材料大学均为16开,大者折叠,小者贴补。

5、按顺序编排页号无论单或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧下角,用毛笔或钢笔(用碳素墨水)填写案卷封面各栏目,案卷标题要简明确切。

6、移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料合规定要求者,接收人应拒绝接受,并限期补交。

7、移交时填写移交清单,一式两份,交接双方签字后分别保存一份。

8、教学综合管理文件,次年11月底前归档,其它各类材料完成一个培养周期(即新生入学到毕业)当年一次性归档。

七、 教学档案的分类编号与排架

1、档号是存放档案的代号,排架的依据,力求反映我校档案的分类体系和档案实体在库房存放的位置,必须有唯一性。

2、档号是由年度号、分类号、案卷号三部分组成。分类号是档号的主体,由一、二级类目组成。

一级类目  JX(采用两个关键字的第一个汉字拼音字母大写表示)

二级类目     11—综合管理

12—学科与实验室建设

13—招生

   14—学籍管理

   15—课堂教学与教学实践

   16—学生管理

   17—毕业生

   18—教材

   19—研究生教育

年度号由四位阿拉伯数字组成,案卷号按二级类目顺序编号

3、档号的模式和标识方法

档号=年度号+分类号+案卷号

             模式如下:

                                                      

4、教学档案的排架,在编定档号之后,一律按年度——级类目排列。

八、 本规定自发文之日起实行

教学类档案归档范围和保管期限

JX11 综合

1

上级下达的有关教学工作的文件材料

30

2

教学改革,培养目标,培养规格,学制等方面的指示,规定,办法

永久

3

学校规定。实施计划,有关教学的规章制度,会议记录,调研报告,简报,总结

永久

4

教学检查,评估和各级优秀教学质量评奖材料

30

5

非学历教育的培训班,进修班材料

30

6

统计报表

永久

7

学生运动会材料

30

JX12 学科与实验室建设

1

上级有关学科,专业设置及实验室建设的文件材料

30

2

学科,专业,实验室论证,评估,申报,审批材料

永久

3

重点学科, 专业,实验室建设材料

永久

4

学科, 专业,实验室建设计划,简报,总结材料

30

5

学科,专业,实验室建设统计报表

永久

JX13 招生

1

上级有关招生工作的文件材料

30

2

招生计划,规定,生源计划

30

3

新生录取材料及新生名单

30

4

招生宣传,招生工作总结

10

JX14 学籍管理

1

学生成绩总册

永久

2

在校学生名册

永久

3

学生学籍更材料(升级,留级,休学,复学,转学,退学)

30

4

成人教育学生成绩总册

永久

JX15 课堂教学与教学实践

1

各专业教学计划,教学大纲

永久

2

课程建设要求及安排,校历表,课表

30

3

各系,科,专业课程试题库

30

4

典型教案,重要备课记录

30

5

教学实习,生产实习计划,总结及有关材料

10

6

社会调查,社会实践计划,总结及有关材料

10

JX16 学生管理

1

学生卡片

永久

2

学生奖励材料(奖学金,优秀学生,先进班级)

30

3

学生处分材料

30

4

学生贷款名册及还款名册

30

5

学杂费减免名册

30

6

特困生受助情况

30

7

学生工作动态

30

JX17 毕业生

1

上级有关毕业生分配的文件材料

30

2

毕业生供需统计,计划,合同

30

3

毕业证,派遣证存根

30

4

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

30

5

毕业生去向统计

30

6

毕业生专业介绍及生源统计

30

7

毕业证号登记表

永久

8

学士学位证书编号

永久

JX18 教材

1

自编,主编教材

30

2

各系各专业使用教材目录

30

3

自编,主编教学指导书;实习指导书和习题集

30

4

其他有保存价值的自编教材目录

10

JX19 研究生教育

1

上级有关招生工作的文件材料

30

2

招生计划,规定,生源计划

30

3

新生录取材料及新生名单

30

4

委培,代培,自费生计划,合同及名单

30

5

招生宣传,招生工作总结

10

6

研究生入学试题及指导老师名册

30

7

研究生学籍表

永久

8

在校学生名册

30

9

学生学籍变更材料(升学,留级,休学,复学,转学,退学)

30

10

上级下达的有关教学工作的文件材料

30

11

教学改革,培养目标,培养规格,学制等方面的指示,规定,办法

永久

12

学校规划,实施计划。有关教学的规章制度,会议记录,调研报告,简报,总结

30

13

教学检查,评估和各级优秀教学质量评奖材料

30

14

非学历教育的培训班,进修班材料

30

15

上级有关毕业生分配的文件材料

30

16

毕业生工作的计划,简报,总结

30

17

毕业生供需统计,计划,合同

30

18

毕业生正式分配方案及调配派遣名册

永久

19

毕业证,派遣证存根领取反馈材料

30

20

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

30

21

研究生毕业证书,学位证书号登记表

永久

22

上级有关学位工作文件材料

30

23

本校学位评定条例,方法及计划,总结

30

24

学位委员会会议记录,决定

30

25

同等学历人员申请学位文件及有关材料

永久

26

有关重点学科建设的文件材料

30

27

重点学科建设的计划,材料,汇总等

30

28

重点学科建设的评估,审查材料

30

29

研究生奖励材料(奖学金,优秀学生,先进班级)

30

30

研究生处分材料

30

31

开展思政工作的有关规章制度及行文

30

32

研究生教育基本数据统计

30

33

有关会议文件,工作计划,总结

30

34

博士,硕士研究生学位论文的评审材料

30

35

博士研究生学位论文

30

36

硕士研究生学位论文

30

附录:存系教学类档案

1

本科毕业论文及评审意见

30

2

课堂教学材料,课程进度表

10

3

教师任课安排,教案

30

4

优秀实习报告

10

5

本专业教学检查,调查材料及总结

10

6

教师工作核算,登记材料

10