南昌大学档案馆

南昌大学出版类档案管理方法

发布时间:2017-10-30

 

第一章  总则

第一条 为了提高我校出版类档案工作质量和管理水平,充分发挥出版类的档案在我校教学,科研等项工作的作用,有效地为学校和社会服务,并为考核出版物档案工作提供依据,特制定本办法。

第二条 本办法根据《中华人民共和国档案法》,国务院批准的《科学技术档案工作条例》,国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》等法规性文件,结合我校情况,提出我校出版物档案基本原则,归档范围及其开发利用的办法。

第二章  出版类档案工作的基本要求

第三条 出版类档案主要是指本校编辑出版的书籍,学报,校刊及其它内部刊物活动中直接形成的,有保存价值的文字,图标,声像等载体的文件材料。

第四条 出版类档案必须实行统一管理,以确保其完整,系统,准确和安全,方便开发利用。

第五条 出版类档案是我国文化和学校教学,科研发展的历史记录,是高等学校档案的重要组成部分,是广大的教职工辛勤劳动的结果。出版物档案要纳入出版编辑者职责之中,列入出版物工作的计划之中,并有一名兼职档案员负责材料的形成,协同档案馆共同做好出版物档案的收集,整理,立卷,归档工作。

第三章  出版物档案的归档范围

第六条 我校出版物档案主要有:《南昌大学学报》,《高教研究》、《南昌大学校刊》等。

第七条 归档范围:

1、  凡我校正式出版或有内部刊号的刊物都必须将刊物的每一期正本,原稿归档。

2、  约稿,发稿,出版情况记录和相应的合同,协议书及作者的重要来往信件,修改意见。

3、  专家的审稿意见书(包括一审,二审,终审和会审意见及责任编辑加工整理记录)。

第四章  出版物档案文件材料的整理

  第八条  书刊出版前,责任编辑应注意归档材料的积累和保管,将全部材料收集整理放置于科技文件材料积累袋内,并随时检查归档材料是否完整,系统,准确,及时进行补救。

  第九条  书刊出版后,责任编辑必须将归档的材料加以整理,按彼此间的自然联系进行系统排列,组成案卷,并拟出标题,经有关负责人审查和兼职档案员检查后,编写卷内目录,逐页打上页码(出版本按书页号),原稿和审稿意见打在右下角,双面的正面打在右下角,背面打在左下角。

第十条  组卷的方法和要求:出版物档案以书刊名称立卷,一书一刊组成一卷或书卷,校刊视情况半年或一年组成一卷,分清年度,不能隔年立卷。跨年度的出版物档案,放在书刊出版物的年度立卷,组卷时要求去掉所有金属物,修补破损处,卷内材料以右下方对齐,用线绳在左侧装订。卷未备考表应认真填写。

 第十一条  校宣传部,校学报编辑部,高教研究室等部门的兼职档案员,应在次年6月底以前,将上一年应归档的出版物归案,集中向校档案馆移交,移交清单一式两份,双方各执一份。

第五章 出版物档案的管理和利用

第十二条  出版物档案的科学管理和保管:

1、    校档案馆对接收来的档案,按分类编号的要求,以案卷为单位登录目录,按出版物档案归档的先后次序填写。

2、    按出版物档案类型登录分类目录和专题目录。

3、    在每个档案封面上写上档案号,在档案盒背上,登录分类号,期刊号,年度号。

第十三条  档案的利用:

1、    档案馆负责档案的借阅利用工作。

2、    对已超过保管期限的档案,及时组织进行鉴定和销毁工作。

3、    对有密级档案的借阅,要严格审批手续,处理号保密和利用关系。

4、    积极开发档案信息资源,定期编制出版物档案目录和摘要,在学校内部提供利用,有选择地向外部交流。

            

出版类归档范围和保管期限表

CB11综合

1

上级有关编辑出版工作的文件

30

2

本校编辑出版工作规划,计划,总结,简报和重要会议记录

永久

3

本校编辑出版工作规章制度,统计报表

永久

CB12-CB15按出版物项目设置类目

书稿

1

有重要历史价值,科学价值,使用价值

永久

2

比较重要,具有长期借鉴,在一定时期有参考利用价值的

30

学报

1

反映学校教育质量和科研水平的

永久