南昌大学档案馆

南昌大学外事档案管理办法

发布时间:2017-10-30

 

第一章 总则

第一条  为了健全外事档案工作,完整地保存和科学管理我校外事档案,充分发挥外事档案在教学,科研活动中的积极作用,提高我校外事档案的质量和管理水平,并为考核外事档按工作提供依据,根据《中华人民共和国档案法》和国家档案标准《科学技术档案管理条例》以及国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》,特制定本办法。

第二条 外事档案主要是指学校有关人员出席国际会议(含在国内举办的),出国留学,进修,访问,考察,合作研究及学校聘请外籍和港澳专家来校讲学,技术合作,以及人才交流活动中所产生的文字材料,声像等载体材料。

第三条 外事档案必须由学校实行集中统一管理,以确保其完整,系统,准确和安全,以便开发利用。

 第四条 外事管理部门要有一位领导分管外事档案工作,设兼职档案员负责收集,整理,立卷,归档工作。

第二章  领导体制和机构设置

第五条 分管外事工作的校领导要组织贯彻《档案法》以及国家主管部门档案工作的方针政策,把档案工作列入计划,外事部门领导要定期检查和研究并解决外事档案工作中存在的实际问题。

第六条 与外事活动有关的各部门领导,要重视档案工作,健全有关管理制度,工作结束后,将材料收集齐全,完整,经过系统整理,送外事管理部门。

第七条 外事管理部门要确保外事文件材料的形成,积累,关心兼职档案员的工作条件和业务素质的提高,按期向校档案馆移交外事档案。档案馆要对外事档案的工作进行监督和指导。

第三章 外事档案的归档和范围

八条  外事管理方面

1、  上级关于外事工作的规定,指示,安排意见等。

2、  本校外事工作计划,安排,总结报告等。

3、  外事工作统计报表。

第九条 来校讲学方面

1、  外籍学者或团体来校参观访问活动中形成的有关文件材料及其所做的报告。

2、  聘请来校任教的外籍,港澳专家长期或短期讲学计划,报告,批复文件以及商谈来华时间,讲学内容等有关问题的主要信件,记录,讲稿,录音,讲学的讲义,讲学效果及听讲人名单等。

3、  举办国际讲学班,培训班的请示,报告,批复文件和计划,名单,课程安排。教材讲稿,录相,总结等。

第十条   出国访问或深造

a)           出国研究生,进修生,访问学者的计划,报告和批复文件,在国外期间研究课题,学位课程成绩,学术论文及其评价学位证书(复印件),成果等文字和配套声像材料,以及回国后的回报,总结等。

b)           出国或国内参加国际学术会议形式的全部文件材料,学术论文(手稿和外文本各一分),向国外杂志投寄的论文手稿,译稿等。

c)           出国考察,访问,讲学人员名单,报告及批复文件,讲学内容,考察项目,访问安排,总结以及形成的全部材料,。

第十一条      国际合作

  我校与国外高校,学院专业与国外高校对口专业,建立校际关系的协议合同,备忘录等反映活动全过程的文字,声像材料。

第四章 外事文件材料的归档程序

第十二条  学校外事部门,是学校外事管理,教学,科研文件材料的归口部门,每项外事活动结束后,负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事材料收集、汇总,整理,组卷宗,按规定向档案馆移交,一般材料归档一份,重要的和经常使用的要酌情加副本。

第十三条  出国学习,访问,考察,讲学,参加国际会议的人员,应在归国后将在国外各项活动中形成的材料交外事管理部门。分馆档案的同志验收签字后,方能报销出国差费,凡归档的文件材料,必须用钢笔书写,字迹工整,图样清晰。

第五章 外事文件材料的整理组卷

第十四条  根据外事材料的形成规律,以及内容,价值,数量和载体的等实际情况,保存文件材料之间的有机联系和便于查考利用的原则,以问题为主,将外事文件材料进行整理,组成一个或数个案卷。

第十五条  组卷时,对各中外事活动中的上级文件及学校的请示报告等文字材料,按年度分类组卷,各阶段密不可分的材料排列顺序:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。要去掉文件材料上的订书钉等金属物,对破损文件要进行修补。

第十六条  卷内文件材料大小要一致,一般用16开为标准,幅面大的要折叠,每页要打页码,单面打在右下角,双面的正面打在右下角,背面打在左下角,左侧留25MM装订线,填写卷内目录和备考表,案卷质量要符合科学技术档案案卷构成的一般要求。案卷的封面要写上案卷标题,题名要简明确切,归档后由档案馆填写。

第六章 外事档案的保管和利用

第十八条  校档案馆根据国家档案工作的有关政策,法规,制定我校外事档案工作的管理制度和办法,指导,检查和监督外事档案工作的进行,以使文件材料的形成及积累齐全,完整,准确,系统。

第十九条  档案馆对接收来的外事档案要妥善保管,定期组织鉴定和统计,搞好编研工作,开发档案信息资源,积极提供利用,为学校的各项工作服务,并认真执行外事档案的各项制度,处理好保密和利用的关系。

 

高等学校外事类目档案归档范围和保管期限

        

WB11综合

1

上级关于外事工作的文件材料

长久

2

学校外事工作规章制度,计划,总结,简报等

长久

3

外事工作统计报表等

永久

4

外事工作会议材料

10

WS12出国(境)

1

上级对出国(境)人员的有关文件材料

30

2

国际学术会议论文

30

3

投寄国外的学术论文

30

4

出国(境)人员考察,访问材料

30

5

出国(境)讲学,研究人员有关材料

30

6

出国(境)进修,留学取得学位及研究成果论文和各类证书(影印件)

30

 

7

国际比赛,竞赛

30

WS13来校

1

上级邀请,聘请外籍人士的计划,批复和来往函件

30

2

外国党政官员,各界人士来校参观访问的文件材料

30

3

外籍老师,专家,学者及友好人士来校参观访问的文件材料

永久

4

来校进行短期培训研究的外籍人士有关材料

30

WS14国际合作与会议

1

中外合作校方交流协议,合同,项目,纪要材料,备忘录

永久

2

本校完成的国际合作项目,成果等材料

永久

3

合作项目中国外单位完成项目,成果等材料

30

4

授于外籍人员名誉称号的材料

30

5

双方互赠的礼品,纪念品

30

6

国际会议的有关材料

30