南昌大学档案馆

南昌大学党政档案管理规范

发布时间:2017-10-30

 一、  为了加强我校党政档案管理工作,逐步实现规范化、制度化,更好地为学校各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》,结合我校实际情况,特制定党政档案管理规范。

二、  党政档案管理文件材料是指我校党委,行政,工会,团委体统在各项工作活动中形成地,具有凭证、查考、利用、保存价值的会议文件、记录、规划、工作计划、总计、报告、请示和批复、制度、条例以及图表、声像等各种载体的历史记录。

三、  党政档案管理材料是我校各项工作的重要历史凭证,严格实行文书处理部门立卷归档制度。由校档案馆集中统一管理,任何单位及个人不得擅自保存和销毁。

四、  学校党政各部门要对本单位文件材料归档工作实行“三纳入”和“四同步”管理。三纳入即:纳入本单位年度计划和规划,纳入各项管理制度,纳入管理人员职责范围。四同步即:布置、检查、总结、验收各项工作,同时要布置、检查、总结、验收本单位的档案管理工作。

五、  学校党政各部门要固定一位负责人分管本单位的档案工作,并设一名专(兼)职档案人员,于次年六月底以前完成本单位当年形成的文件材料收集、整理、立卷、归档工作。归档材料范围及要求见附件--《南昌大学党群档案案卷类目及保管期限》和附件二--《南昌大学行政档案案卷类目及保管期限》确定。不归档材料按附件三《南昌大学党政管理不归档文件材料范围及处理办法》办理。校档案馆随时对立卷归档工作进行监督、指导和检查。

六、  学校各单位要做好现行文件的管理工作,参照附件一、二的立卷类目,建立预立卷制度。将已办理完毕的文件,随时依照案卷类目“对号入座”,便于日常的利用和年终归档工作。

七、  学校收文,发文分别由党办,校办立卷;部门以学校名义发文,由部门立卷;校内几个单位共同办理的文件,由主办单位立卷;各单位互送的文件,由制成单位立卷;与同级单位联合发文,原则上由主办单位立卷。

八、  文件材料立卷时,必须按照附件四《南昌大学党政档案管理立卷程序》的要求进行。

九、  归档文件材料,应按其自然形成规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同保存价值,按照附件五《南昌大学党政档案管理案卷质量要求》进行立卷归档。

十、  党政档案管理的分类、编号和排列方法

1.    分类编号,按《中国档案分类法——教育档案分类表》分类为一级类目DQ(党群)XZ(行政)

2.    二级类目代号:DQ

11???—党务综合

12—纪检

13—组织

14—宣传教育

15—统战

16—工会

17—团委

XZ

11—行政综合

12—人事

13—监察审计

14—武装、保卫

15—总务

16—档案、图书、文献

3.档号是由年度号、分类号、案卷号三部分组成,分类号是档号的主体,由一,二级类目组成。

4.档号的模式和标识方法

  党群(行政)类档案档号=年度号+党、政档案分类号+案卷号

    其模式如下:

 

        

 

十一、本管理规范从发文之日起实施。

附件一:南昌大学党群档案案卷类目和保管期限。

附件二:南昌大学行政档案案卷类目和保管期限。

附件三:南昌大学党政档案管理不归档文件材料范围及处理办法、

附件四:南昌大学党政档案管理立卷程序。

附件五:南昌大学党政档案管理案卷质量要求。

附件六:南昌大学党政管理立卷单位编号方案一览表。

 

 

 

 

附件一

              南昌大学党群档案案卷类目及保管期限表

DQ11 党委办公室案卷类目及保管期限

1

上级党组织有关党的建设的文件材料(如文件是针对本校的,则永久保存)

30

 

2

本校党代会文件材料

 

1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法,选举结果和上级批复等

 

永久

2)提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等

30

3)参考文件;工作人员名单;工作证;代表证、列席证及选票式样

10

3

本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、党政联席会、党支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件

 

永久

4

党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)

永久

5

党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

永久

6

以党委名义召开的工作会议材料

永久

7

校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料

永久

8

党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿

永久

9

党委工作简报

永久

10

党委大事记

永久

11

党群系统启用印章的文件和印模

永久

12

党群系统重要统计材料

永久

13

党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结

报告、请示及批复

30

14

党委保密、秘书工作的有关文件

30

15

重要的群众来信来访及处理材料

30

16

党委与有关机关联系、协商工作的来往文件

30

17

院党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表

30

18

院党委、总支、直属支部建党工作及有关材料

30

19

院党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料

30

DQ12 纪委工作案卷类目及保管期限

1

上级纪委关于纪检工作的文件

30

2

纪委工作规则制度

30

3

纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计

永久

4

校纪委会议记录

永久

5

党员处分、复查材料

30

6

重要群众来信来访及处理意见

10

DQ13 组织工作案卷类目及保管期限

1

上级关于组织工作的指示,决定,通知,简报

30

2

本校组织工作计划,总结,决定,报告,调查材料

永久

3

本校组织机构设置,变动的报告及决定,批复,通知

永久

4

落实政策的有关材料

30

5

副处级以上干部任免,调动和离休报告,决定,批复,通知等(包括上级批准的,要附任免呈报表)

永久

6

副处级以上干部名册

永久

7

总支,支部改选报告,审批材料

永久

8

各总支,支部委员名册

永久

9

党员名册

永久

10

关于吸收新党员,预备党员转正或取消资格,党员退党

永久

11

发展新党员,预备党员转正的名册

永久

DQ14 宣传工作案卷类目及保管期限

1

上级关于宣传工作的文件

30

2

本校宣传工作计划,决定,报告,通知和总结

永久

3

教职工思想政治工作动态及调查资料

30

4

理论学习的决定,通知,计划,总结

30

5

反映本校重大活动的剪报及图表

30

6

上级有关学生思想政治工作的文件

永久

7

本校有关学生思想政治工作的决定,通知,条例

30

8

学生工作部学生思想政治工作计划,报告,总结

永久

9

学生思想政治工作典型调查材料和统计

30

10

关于学生政治工作队伍的选拔,管理文件

30

11

各系学生政治工作人员名单

30

DQ15 统战工作按卷类目及保管期限

1

上级关于统计工作的文件

30

2

本校统战工作计划,决定,通知,报告和总结

永久

3

统战工作情况调查,典型材料,统计报表

永久

4

本校各级人大代表,政协委员名单(册)及审批材料

永久

5

台,港,澳和侨务工作材料

30

6

各民主党派成员和负责人名册及有关材料

30

7

统战工作重要会议记录

30

DQ16 工会工作案卷类目及保管期限

1

上级有关工会工作的文件

30

2

工会工作协议,报告,决定,重要通知,总结,统计

永久

3

会员代表大会的有关文件(通知,名单,报告,决议,选举结果,领导讲话,大会发言等文件)

永久

4

表彰工会先进集体个人的材料,名单

永久

5

处分会员的有关材料

永久

6

工会委员会议记录,纪要

10

7

基层工会干部名册

30

8

会员名册

永久

9

妇女工作材料

30

DQ17 团委工作案卷类目和保管期限

1

上级关于团的工作文件

30

2

本校团代会文件(通知。名单,工作报告,决议,选举结果,领导讲话,大会发言和大会通过的文件)

永久

3

本校学代会文件(通知。名单,工作报告,决议,选举结果,领导讲话,大会发言和大会通过的文件)

永久

4

团委工作计划,报告,总结及规章制度

永久

5

团委工作典型调查材料,优秀团员的材料

30

6

表彰和奖励先进团支部,优秀团员的材料

30

7

处分团员的材料及复查材料

30

8

批准入团,离团材料及名单

30

9

团干部名单

30

10

团员名册

30

11

团委会议记录

30

12

学生会文件,材料

30

13

本校学生组织参与各种学会,社团的有关材料

30

14

各分团委的有关材料

30

15

研究生会的有关材料

30

16

团委牵头进行的重大活动的有关材料

30

17

社团活动,勤工俭学,社会实践有关材料

30

 

附件三

南昌大学党政管理档案不归档文件材料范围及处理办法

为了提高归档文件材料的质量,减少党政管理中庞杂臃肿的现象,现就不归档的文件材料规定如下:

一、  不归档文件材料的范围

1、  重份文件;

2、  无查考利用价值的事务性、临时性文件;

3、  未经签发的文电草稿,一般性文件的历次修改稿(定稿除外),铅印文件的名次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);

4、  无特殊保存价值的信封,一般性表态、询问,一般性问题,提出一般性建议或意见的人民来信。

5、  校内互相抄送的文件材料;

6、  本校领导兼任外单位职务形成的文件材料。

7、  为参考目的从各方面收集的文件材料。

8、  参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。

9、  上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件,普发参考不需办理的文件材料。

10、      非隶属机关抄送的一般不需要办理的文件材料。

二、  对不归档的文件材料的处理方法

11、      校内各有关立卷部门在每年立卷归档时清理出来不需要归档的文件材料,应加强保管,勿随便堆放,以免造成泄密。

12、      销毁不归档的文件材料时,对文件密级较高的应按有关保密归定办理,一般采用简便登记办法,经本部门有关领导人批准后销毁,需要销毁的应及时销毁。

 

 

 

 

附件四

南昌大学党政归案管理立卷程序

一、  立卷的基本要求

1、    一个年度需要立卷的文件材料必须由文书处理部门的专(兼)职档案员,收集齐全、完整。

2、    归档的重点:以本校的文件材料为主,特别是全局性、综合性的文件材料。对本单位的文件,应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

二、  立卷程序

(一)     文件的分类

1、各立卷单位,首先按照《南昌大学党政档案管理的案卷类目和保管期限》附件一、二的要求,制定出本单位当年形成文件材料的案卷类目,根据案卷类目做好平时文件收集、分类的预立卷工作,在文件收集齐全的基础上,将文件按一下特征逐项分开:

分年度:将文件按其形成或针对的年度分开。

分级别:将文件按作者之间关系分成上级、本级、下级,对有紧密联系的文件如上级的批复、下级的请示等应与本级文件放在一起。

分机构:将文件按产生或承办单位分开,各立卷单位在立卷时可将文件按内容所反映的问题、按文件不同的保管期限分开。

分问题:将文件按内容所反映的问题分开。

分期限:将文件按内容所反映的时间分开。

(二)     文件组合基本要求

文件组合:上级来文,以来文机关为主,本部门产生文件应以问题为主,兼顾其它特征,使之联系紧密,分级适当,问题单一,类型鲜明,年代不混,保管期限准确。

三、  文件组合的基本方法

1、  各立卷单位在自己的业务活动中形成的各种文件、调研材料、制度、条例等,一般按单一问题组合,同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起。

2、  会议文件根据文件量而定,可以一会一卷,一会数卷或数会一卷。

3、  统计、报表、名册等文件,一般同一种格式、名称组成一卷或数卷。当文件少时,也可几种格式、名称组成一卷。

4、  工作计划、总结等文件,一般可按作者或名称组合。

5、  案件材料,可一案一卷或一案数卷。

6、  人民来信,可按来信反映的问题,信件作者、信件的处理形式组合。

7、  简报、刊物可按名称一期一卷或一期数卷。

四、  文件编目的要求

将经过组合后的文件,进行系统排列和编目。

1、    卷内文件排列方法:一般批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;定稿在前,草稿在后;转发文件在前,原件在后,案件材料中结论在前,依据性材料在后,其它文件材料按文件的重要程度或形成时间先后排列。

2、    卷内文件编号方法:卷内文件无论单面或双面,只要有书写文字,均应一面编一个页号,页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角。

3、    卷内文件目录的编制方法:卷内文件目录由顺序号,文号,作者,文件标题、文件日期、所在页号、备注七部分组成。

4、    顺序号——卷内文件依其排序先后填写序号。

5、    文号——填写文件依其排列先后填写序号。

6、    作者——填写文件的署名者。

7、    文件标题——一般按照实炒录,没有标题的文件,可视文件内容自拟标题,外加< >号。

8、    文件日期——填写文件的制发日期,没有日期的应考证后填写。

9、    所在页号——填写每份文件的首页号,最后一份文件填写起止页号。

10、  备注——对卷内文件变化作必要说明。

11、  备考表的填写:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间、均按要求一一填写。

12、  案卷标题的拟写和案卷的装订在校档案馆指导下共同完成。

13、  案卷目录的编制:装订好的案卷,经过分类排列和编号以后,按照排好的顺序,编制案卷目录,填写时按照案卷封面上的内容和已固定的案卷顺序,逐卷进行登记,案卷目录一式三份,一份留文书处理部门使用,两份随档案移交校档案馆。

 

 

 

 

 

 

 

附件五

南昌大学党政档案管理卷质量的要求

案卷质量总结的要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。应具体做到下述几点:

1、归档的文件材料种类,应当将每份文件的页数都应齐全、完整。

2、在归档的文件材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形式的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷。

3、不同年份的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷,跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年的立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;非诉讼案件放在结案年立卷。

4、卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料依序排在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后;重要法规性文件历次稿件依次排列在定稿之后;非诉讼案件结论、决定、判决性材料在前,依据性材料等在后。

5、卷内文件材料应按排列顺序,依次编号页号,页号应统一在有文字的每页材料正面的右下角,背面的左下角,一般不超过200页。

6、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化,没有题名的应拟写题名,有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写,没有责任者(作者)、年、月、日的文件材料要考证清楚填入有关项目内,会议记录应填写每次的时间和主要内容,填写的字迹要工整,卷内文件目录入在卷首。

7、有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内,若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责,备考应置卷尾。

8、案卷封皮、应逐项按规定填写清楚,案卷题名要简明、确切地反映卷内文件材料内容,一般包括责任者、内容和名称等,体式一致,文体简练、使用简称应通用易懂,并用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。

9、卷内文件材料要去掉金属物,对破损的、卷皱的、小字条等文件材料要进行修补、裱糊、压平、加边;对较大的表格,要折叠成标准的十六开。对于字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应采用三孔一线的方法装订。