南昌大学档案馆

南昌大学贯彻落实《高等学校档案管理办法》实施意见

发布时间:2017-10-30

           为规范学校档案管理工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》和教育部、国家档案局联合下发的《高等学校档案管理办法》(教育部27号令)(以下简称《办法》)规定,结合我校实际,特提出如下实施意见。

第一章 总 则

第一条 本实施意见所称档案是指南昌大学从事招生、教学、科研、管理和社会服务等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录。

第二条 档案记载了学校的历史沿革、风貌变迁、科研成就和文化发展。档案工作是学校重要的基础性工作,也是维护学校历史真实面貌的重要工作,更是衡量一所学校管理水平的重要标志。

第三条 各单位、部门档案工作要做到“三纳入、四同步”,即:纳入工作计划和规划,纳入管理制度体系,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结和验收四项工作的同时,同步进行布置、检查、总结和验收档案工作。

第四条 全校各单位、部门都要提高对档案工作的认识,切实增强做好档案工作的责任感和使命感,以战略眼光和现代管理的观念认识档案工作对学校建设和发展的重要意义和作用,依法行使与档案事务有关的权利,履行应尽的义务。

第五条 学校根据档案事业发展的实际需要,不断加大对档案工作的投入力度,落实相应的档案工作用房和设备,配备必要的档案工作人员,保障档案工作与学校其它工作协调发展。

第二章 档案管理网络

第六条 学校档案工作接受教育部档案部门、江西省档案局、中共江西省组织部档案部门、江西省人事厅档案部门和江西省教育厅档案部门的指导、检查和监督。

第七条 学校成立校档案工作委员会,校长任主任委员,其他校领导任副主任委员,各自对分管领域的档案工作负总责,相关职能部门主要负责人任委员。校档案工作委员会下设办公室,其执行机构为档案馆,档案馆馆长任办公室主任。

第八条 档案工作委员会负责协调和统筹管理全校档案信息资源及档案工作,讨论决定学校档案工作重要事项。其主要职责是:

(一)宣传、贯彻、执行国家有关档案工作的政策、法规,审查学校档案工作规划、计划和总结;

(二)审定学校档案管理办法和规章制度;

(三)研究决定档案工作的重大事项;

(四)检查、督促学校及各单位、部门档案工作“三纳入、四同步”的执行情况;

(五)对各单位、部门档案工作进行监督、检查、考核与评估。

第九条 档案馆职能和主要任务

学校档案馆是集档案与校史文物资料收集、保管、利用、编研、展览为一体的正处级业务单位,具有指导管理、监督检查全校档案工作的行政职能。主要任务是:

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,对学校档案事业实行统筹规划、宏观管理,组织、指导和监督校内各单位(含附属单位)、部门的档案业务工作;

(二)拟定全校档案工作规章制度并负责贯彻落实,依法依章开展档案工作检查和监督;

(三)负责全校档案工作网络管理,专兼职档案管理干部队伍培训等有关工作,确定校内各单位、部门档案资料的归档范围和保管期限;

(四)接收(征集)、整理、鉴定、销毁、统计和保管学校各类档案及有关资料;

(五)开展档案开放利用工作,并根据档案资料出具教职工个人档案资料证明、毕业生成绩、学籍、学历、学位认证等在校情况的证明以及其它档案资料证明;

(六)调查、征集校史档案资料,编制检索工具,做好校史资料的编研、展览、出版工作,开发档案信息资源;

(七)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育和爱国主义教育功能;

(八)组织开展全校档案理论和档案工作研究,推进全校档案工作的科学化、标准化和现代化建设,为学校发展和社会提供服务;

(九)开展国内外档案学术研究和交流活动;

(十)完成校党委行政交办的其它工作。

第十条 档案馆逐步优化档案工作人员结构,建立复合型、多层次、精干的专业档案人员队伍,新进工作人员须有全日制本科以上学历,同时保持档案人员的相对稳定。档案馆可通过使用研究生助管和勤工助学学生来解决一般性工作岗位的人力资源问题,同时为学生实习和社会实践提供平台。

第十一条 校内各单位、部门要严格落实档案工作的“三纳入、四同步”要求。

第十二条 校内各单位、部门要制定相应的档案管理制度,实行“一把手”负责制,并明确分管档案工作的负责人。选拔12名责任心强,有一定计算机应用能力的工作人员担任兼(专)职档案员。

第十三条 校内各单位、部门分管档案工作负责人主要职责:

(一)保证学校档案工作规章制度在本单位、部门的贯彻执行;

(二)对本单位、部门的档案工作进行规划、检查和督促,对各种档案资料的移交进行审核,并签署意见;

(三)协调解决本单位、部门在档案形成、立卷、移交、档案保管和档案利用过程中出现的问题;

(四)认真学习档案业务知识,积极参加学校档案工作活动。

第十四条 兼(专)职档案员主要职责:

(一)执行学校档案工作的相关规定,具体做好本单位、部门档案的收集、保管、整理、归档以及分项和预立卷工作;

(二)认真钻研档案业务知识和有关专业知识,积极参加档案业务培训和其它档案工作有关活动;

(三)对本单位、部门所属的科、室、课题组等及个人的档案资料立卷进行指导、监督和检查;

(四)负责按档案立卷规定编写页号,填写文件目录,经本单位、部门领导和档案馆审查后,输入档案管理系统;

(五)掌握各类档案形成规律,做好立卷归档各环节的工作,做到及时、准确、完整地向学校档案馆移交档案;

(六)严格遵守档案工作安全保密制度,确保档案的安全和保密。

第三章 条件保障

第十五条 按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求,学校将档案馆建设列入“十二五”改革与发展规划。其中,库房面积应留有存储空间,满足今后30年档案保管的需要,相关部门要积极做好项目的规划论证和筹建工作。

第十六条 在新档案馆舍建成前,学校将着力解决好档案馆目前存在的馆舍面积不足等实际问题。相关部门要从大局出发,科学配备好档案馆办公用房及库房,配置档案保管和档案利用设备,确保档案按时入库,维护档案的完整与安全,为师生查询利用档案提供便利。

第十七条 各单位、部门要配置必要的档案管理硬件设施,做到专室、专柜和专人保管档案,确保档案安全。

第十八条 对可能长期接触有毒有害物质的档案工作人员,学校根据有关规定采取有效防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其它有关待遇,并可按照有关规定予以补助。

第四章 档案资源与部门立卷

第十九条 学校严格按照《办法》规定,实行档案材料形成单位、课题组整理立卷的归档制度。档案馆要会同校内各单位、部门并结合实际做好档案鉴定工作,确定各类档案的收集范围、内容和保管期限,确保重要档案资源不流失,确保馆藏档案来源主渠道的安全畅通。

第二十条 学校对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是:党群类、行政类、学生类、科研类、教学类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类和人事类等,归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带、光盘和实物等各种载体形式。

第二十一条 文件材料的立卷归档单位和部门

(一)党群类:由党群各部门、各学院负责立卷归档;

(二)行政类:由行政各处室、各学院负责立卷归档;

(三)教学类:由教务处、教学督导与评估办公室、学生工作处、继续教育学院、研究生院、各院(系)等负责立卷归档;

(四)科研类:由科学技术处、社会科学处等负责立卷归档;

(五)基本建设类:由基本建设处、后勤管理处等负责立卷归档。要求项目齐全、文件完整、图纸成套;

(六)仪器设备类:由资产管理处、物资采购中心、现代教育技术中心、网络中心、分析测试中心、研究所、实验中心等负责立卷归档。归档范围主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在5万元以上)的全套随机技术文件及重要的购买合同;

(七)产品生产类:由产业管理处、科学技术处、各附属医院、校有产业等负责立卷归档;

(八)出版物类:由党委宣传部、期刊社等负责立卷归档。归档范围主要包括学校自行编辑出版的学报的审稿、原稿、样书及出版发行记录等;

(九)外事类:由国际合作与交流处、国际交流学院等负责立卷归档;

(十)财会类:由计划财务处等单位负责立卷归档;

(十一)学生类:由学生工作处、招生与就业工作处、各院(系)等负责立卷归档;

(十二)声像载体类:由党委宣传部、现代教育技术中心、电视台等负责立卷归档,需附加相应的文字说明;

(十三)荣誉实物类:由各获奖单位负责立卷归档;

(十四)人事类:由人事处、党委组织部等负责立卷归档;

各类档案的归档范围、归档时间和保管期限,由档案馆根据有关档案法规,会同有关部门制定《南昌大学立卷部门、归档范围和保管期限表》,经校领导批准后执行,并上报上级档案部门备案。

第二十二条 档案馆接收的档案应符合下列要求:

(一)归档的文件材料(包括纸质、照片、录像带等各种载体形式)应完整、准确、系统,按照自然形成规律,保持历史联系,区别保存价值,填清密级程度,分类整理、立卷,并认真填写移交清单;

(二)归档的文件材料应质地优良,书绘工整,声像清晰,符合归档要求;

(三)认真填写移交目录一式三份,案卷标题要简明确切,文字工整、清晰;

(四)案卷内不得有订书钉之类铁质,不得有铅笔、圆珠笔、彩色笔等易褪色颜汁的字迹(包括领导的签批),也不得用复写纸书写。

第二十三条 个人从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料(包括实物),应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。

第二十四条 对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料(包括实物),学校可以通过征集、代管等形式进行管理。

学校鼓励个人,特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等,对其在非公务活动中形成的档案,以捐赠或代管的方式交档案馆保存,并给予适当奖励。

第二十五条 牢固树立“围绕中心、服务大局”的观念,拓展收集视野,突出办学特色,综合考虑档案对学校和社会的价值,多渠道、全方位地收集对经济和社会发展有价值的档案。

积极开展校史档案资料征集活动,对散落在社会上且对学校或社会有重要价值的或对学校有重大贡献的个人所有的档案,学校可接受捐赠、代管,认为有价值的也可出资收集归档保存。

第二十六条 针对学校的重要活动、重大事项、重要科研项目和重点建设项目,档案馆事前要积极做好相关档案保管的法规知识宣传工作,事中要全程跟踪指导服务,事后要认真做好专项档案的收集、整理、归档工作。

第二十七条 要根据我校的办学特色,做好特色档案的征集工作,建立名人档案、声像档案、荣誉档案等。

第二十八条 学校与其它单位分工协作完成的项目,档案馆应至少保存一整套档案。具体承担项目任务的学校有关单位或部门负有档案立卷和移交档案的责任,并负责协调将外校协作单位保存的与自己承担任务有关的档案正本复制件送档案馆保存。

对于以学校名义对外合作办学或以学校名义颁发学历学位证书的,校内相关单位、部门必须完整地向档案馆移交相关档案正本。

第二十九条 档案馆应按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的有关要求,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经档案馆会同有关部门鉴定,并登记造册报校档案工作委员会批准后予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第三十条 各级档案保管单位和部门应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已破损或字迹褪色的档案,应及时修复或复制,并向档案馆报告。对重要档案和破损、褪色修复的档案应及时数字化,加工成电子档案保管。

第三十一条 档案馆应对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应立即向校档案工作委员会报告,及时处理。

第三十二条 应建立健全档案库房技术管理工作的有关规章制度,由专人负责档案库房的技术管理工作。

第三十三条 档案馆应认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第五章 档案的利用与公布

第三十四条 学校应按照国家有关规定公布档案。未经校档案机构审核授权,其它任何组织或个人无权公布学校档案。属下列情况之一者,不对外公布:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利或技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的; 

(四)档案形成单位规定限制利用的。

第三十五条 凡持有单位介绍信、居民身份证明者,教职工、学生可持校园卡,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可利用已公布的档案及本人相关档案。

境外组织或个人需要利用档案的,按国家有关规定办理。

第三十六条 查阅、摘录、复制未开放的档案,应经档案馆馆长批准。涉及未公开的技术问题,应经档案形成单位、部门或本人同意,必要时报请校档案工作委员会审查批准。若需要利用的档案涉及重大问题或国家秘密,应经学校保密工作管理部门批准。

第三十七条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。若有特殊需要必须提供原件的,应经档案馆馆长批准。

加盖档案馆经办人签章和档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第三十八条 档案开放应设立专门的阅档室,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南和计算机查询系统,为社会利用档案创造条件。

第三十九条 切实落实《办法》中关于“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”的规定,理顺档案馆与校内教学、管理等部门的业务关系,非档案部门不得出具与档案相关的证明。在校学生的各类情况证明一般由相应学院和相关职能部门出具;学生毕业后需要成绩、学历、学籍、学位等证明须由档案馆根据馆藏档案出具。

第四十条 广泛组织档案学术交流,活跃档案学术氛围,为学校决策提供参考。

第四十一条 充分挖掘利用学校的档案资源,不断提高档案综合开发利用水平,为社会利用档案创造便利条件。

第四十二条 档案工作人员要严格执行档案利用制度,确保档案信息安全;要严格注意保护个人和单位信息,不得泄露国家机密。

第四十三条 档案馆要围绕学校中心工作,开发和宣传档案信息,通过编印编研成果、举办展览陈列等形式,普及档案知识,充分发挥档案的文化、爱国、爱校的教育功能。

第四十四条 积极筹建校史博物馆,扩大校史对学生教育和对外宣传的功能,不断丰富大学文化和大学精神文明建设的内涵,拓宽档案服务新领域,努力建设成为江西省爱国主义教育基地。

第四十五条 档案馆要逐步创造条件在相关专业的高年级开设有关档案管理选修课,培养相关专业的研究生。

第六章 档案工作信息化

第四十六条 档案信息化建设应纳入学校信息化建设总体规划,与学校信息化建设同步发展。要按照国家有关电子文件归档与管理规范的要求,结合学校实际,科学制定发展规划和实施方案,安排专项经费,配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,扎实推进档案信息化建设。

第四十七条 逐步建成档案原文数据库和多媒体数据库,积极推进馆藏档案全文数字化。

第四十八条 建设好学校档案信息网,在校园网内开设档案信息查询利用窗口,提供可公开信息的公布和检索利用,以及公益性信息服务,实现公开档案信息的社会共享。

第四十九条 积极创造条件,按国家数字档案馆的要求,建成数字档案馆,更好地为师生、学校和社会服务。

第五十条 利用档案资源开办各类网上校史馆等档案展览,发挥网络对档案的宣传功能。

第七章 培训考核、奖励和处罚

第五十一条 加强档案人员队伍的建设,保持专兼职档案员的相对稳定和工作的延续性。设立专项经费,用于对专兼职档案工作人员的继续教育和专项培训,提高业务水平和综合能力。

第五十二条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(三)在档案学及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)将重要或者珍贵档案捐赠给学校档案机构的;

(五)同违反档案法律法规行为作斗争,表现突出的。

第五十三条 加大对校内单位和部门档案工作的日常检查考核力度和专兼职档案员的业绩考核。每年评选一次档案管理工作先进单位和先进个人,并给予表彰奖励。

第五十四条 档案馆要根据相关的档案法规和业务规范,指导校内各单位(部门)的档案工作,加强执法监督检查,促进学校档案事业全面、协调、可持续发展。

第五十五条 对未按档案法规和档案规范的要求做好档案工作的单位和个人,档案馆应下达《档案工作整改通知书》;收到通知书的单位和个人,应立即组织整改,并将整改情况向档案馆书面报告;如对整改要求有异议的,应书面申请校档案委员会裁决。

第五十六条 有下列行为之一的,应对直接负责档案工作的主管人员和直接责任人员进行批评教育,责令其改正;情节严重者,年度业绩考核为不合格,不能参加评优,并给予行政处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究其刑事责任。

(一)因玩忽职守造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的;

(二)违反档案管理规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)故意不按时按规定立卷归档的;

(六)拒绝接受档案检查监督的;

(七)将按规定应归档上交的档案据为己有,经告知仍不上交的;

(八)违反学校规定出具有关档案证明的;

(九)拒不执行学校档案委员会裁决的;

(十)有其它违反档案法规行为的。

第八章 附 则

第五十七条 校有产业、附属医院、独立学院应建立相应的档案机构,档案工作参照本意见执行,档案馆负责对其档案工作进行指导、检查和监督。

第五十八条 档案馆根据《办法》规定会同有关单位和部门确定文件材料归档范围及具体实施规范。

第五十九条 本意见自201111日起施行。学校原有的档案管理规定,凡与本意见不一致的,以本意见为准。

第六十条 本意见由校档案馆负责解释。