南昌大学档案分类方案
（ 一）学校档案门类划分
学校实行档案材料形成单位立卷的归档制度。根据档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质和载体形式，归档范围细分为一级类目、二级类目与三级类目。
1. 一级类目的划分与标识
一级类目是学校档案实体分类的最高层级。 一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成，如“DQ”即“DangQun”（党群）的简称。
根据学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，纸质档案确定为十个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：
（ 1）党群类（DQ ）:主要包括学校党委、工会、 团委、 民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
（2）行政类（XZ）:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
（3）教学类（JX）:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》执行。
（4）科研类（KY）:主要包括科研管理以及学校承担的科研项目（课题）各个阶段形成的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。
按《科学技术研究档案管理规定》（ 国家档案局、 中华人民共和国科学技术部令第 15号，2020年 9月11日颁布）执行。
（5）基本建设类（JJ）:主要包括学校基建管理以及基建项目建设各个阶段形成的文件材料，特别是竣工图在内的全套图纸。按国家档案局、
国家计委发布的《建设项目档案管理规范》 （DA/T28-2018）和《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2019）执行。
（6）仪器设备类（SB）:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在50万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（7）产品生产类（CP）:主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（ 8）出版物类（CB）:主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及学校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（9）外事类（WS）:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；
学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（ 10）财会类（CK）:主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。按《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部、国家档案局令第 79号）执行。
2.二级类目、三级类目的划分和标识
二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。
学校二级类目、三级类目设置的标准详见主表，各立档单位不得随意变动。二级类目、三级类目的标识，一般采用“双位制”。如：“综合”为“11”,其余依次为 12 、13… …99。
但10 、20… … 等带“0”的数字不用。
（ 二）其他档案
1.声像档案（ZP 照片、LY 录音、LX 录像）
学校声像档案主要指在学校各项活动中直接形成的并具有保存价值，以磁性或感光材料（如光盘、录音带、录像带、微缩胶片等）为载体，以声像为主要反映方式，
并辅以文字说明的历史记录，包括照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）声像材料。共分为党政类、教学类、科研类、外事类、获奖类、校园建设与校园风光类、
名人档案类、体育类、文艺类、毕业合影和其他类等。
2.实物档案（ SW）
实物档案主要包括以下几类：
（ 1）荣誉类：学校荣获的各种奖状、奖牌、奖章、锦旗等；
（2）礼品类： 中外校友、知名人士捐赠给学校以及学校在国内外校际交往中收到的并具有长久保存价值的各种礼品、工艺品。如特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯、纪念相框、小旗帜等；
（3）纪念物类：反映学校各时期发展变化并有长久保存价值的各类纪念物，如校徽、胸章、饭菜票、纪念邮票、信封、明信片等；建校以来使用过的校牌、院牌、匾、奠基石等；
（4）证件类：学校各时期并有长久保存价值的各类证件，如学生证、毕业证、工作证、校园卡、借阅卡、门禁卡、阅卷证、入学通知书等；
（5）名人字画类：党中央、国务院、省领导及社会知名人士为学校写的题词、字画、信函或赠送的字画；学校收集、征集的各种名人字画；
（6） 图书文献类：反映学校各时期主要职能活动和基本历史面貌并具有长久保存价值的各类图书文献。如年鉴、宣传画册、学报、月刊、教案、教材、教学大纲、
实习报告、招生简章、学生手册、教学管理工作手册等；
（7）校庆及其他重大活动类：校史底稿、校庆资料、校庆嘉宾签名册、留言簿、宣传单、具有长久保存价值的校庆礼品以及赠予其他学校校庆礼品的证书等；
学校举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等；
（ 8）毕业留念类：校友通讯录、毕业纪念册、毕业留言簿、毕业照片等有纪念意义和长久保存价值的毕业物品；
（9）教学用具类：反映学校各时期教学发展变化并有长久保存价值的各类教学用具；
（ 10）人物档案类：学校历任书记、校长、两院院士、知名学者、知名校友在工作中使用过的用品、社交活动纪念品、签名用章、荣誉证书、任命聘任书、手稿著作、
笔记信函等反映其各个时期工作、学习、科研和生活的有长久保存价值的各种物品；
（ 11）印信类：学校机构变更或撤消、合并失效的印章、印模；
（ 12）其他类：其他不属于上述分类但具有长久保存价值的物品。
3.学生类档案（XS）
主要包括高中学籍卡、高考报名登记表、高考志愿表、高考外语口试成绩表、本科学生登记表、本科各阶段学习报告材料、本科成绩单、本科毕业生登记表、本科授予学位材料、
硕士研究生登记表、硕士研究生报考登记表、硕士研究生各学年总结鉴定表、硕士研究生毕业登记表、硕士学位授予材料、硕士学位论文评阅书、硕士研究生成绩单、博士专家推荐信、
博士研究生报考登记表、博士研究生登记表、博士毕业生登记表、博士学位授予材料、博士学位论文评阅书、博士研究生成绩单、政审材料、入团（党）材料、奖励材料、处分材料、
入伍材料、体检表、退学、休学、转学等变更材料等。
（ 三）分类方法及档号结构
文书文档按照年度、 问题和保管期限等进行分类。
1.档号编制的原则
档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，不得重复、不得随意变更，能适应信息化管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。
2.档号结构和标识
（ 1 ）档号结构
档号由全宗号、年度、分类号、案卷号（或件号）等部分组成。
全宗号是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体的代号。采用字母和阿拉伯数字，从 D001开始编排，例如“D001”为四校合并后的南昌大学档案。
年度为归档年度， 由 4位阿拉伯数字组成。
分类号是档号的主体，学校档案的分类号一般由一、二级类目代号组成（部分档案的分类号由一、二、三级类目代号组成）。例如：“党委会议记录”的分类号，
由一、二级类目组成为“DQ11”；“本科生录取材料”的分类号，由一级、二级、三级类目组成为“JX1313”。
案卷号（或件号）是所选择的分类号中最下位类目的顺序编码，案卷号一般由3位阿拉伯数字组成，件号一般由4位阿拉伯数字组成。
（2）档号的标识
采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度、分类号、案卷号（或件号）之间，用连接符号“-”连结。例如：党政办公室 2024年校长办公会纪要编定为第 10件，
其档号可标识为：主表由类目、标识符号、注释等组成。
3. 一级类目的详细分类
（ 1）文书档案
①党群类（DQ）
DQ11 党务综合（分党委、总支、直属支部综合材料入此）
DQ12 纪检
DQ13 组织
DQ14 宣传教育（学生思想政治材料入此）
DQ15 统战（民主党派材料入此）
DQ16 工会（妇女工作材料入此）
DQ17 团委（学生社团材料入此）
②行政类（XZ）
XZ11 行政综合（院、系、所等单位综合材料入此）
XZ12 人事（师资工作材料入此）
XZ13 监察审计
XZ14 武装保卫
XZ15 总务后勤
XZ16 档案、文博
XZ17 图书
XZ18 附属单位
XZ19 专题档案
③教学类（JX）
JX11 教学综合（教学评估、优秀教学评奖材料入此）
JX12 学科建设（专业设置入此）
JX13 招生综合
JX14 学籍管理（学生奖惩材料入此）
JX15 班级课程安排表、教学实践
JX16 学生管理（奖惩类入此）
JX17 本科毕业生学历学位名册（毕业生信息反馈工作入此）
JX18 教材建设（优秀教材评选材料入此）
JX19 研究生教育（研究生院）
④科学研究类（KY）
KY11 科研综合（科研经费管理、学术活动材料入此）
KY12 科研项目
KY13 专利
⑤基本建设类（JJ）
JJ11 基建综合
JJ12—JJ29 工程
⑥仪器设备类（SB）
SB11仪器设备综合
SB12仪器设备项目
⑦产品生产与科技开发类（CP）
CP11 产品综合
CP12 产品生产与科技开发
⑧出版物类（CB）
CB11 出版综合
CB12 报纸
CB13 刊物
CB14 书稿
CB15 音像
⑨外事类（WS）
WS11 外事综合
WS12 出国（境）
WS13 来校
WS14 国际合作与会议
WS15 外国留学生工作
⑩财会类（CK）
CK11 财务综合
CK12 财务报表
CK13 会计账簿
CK14 会计凭证
CK15 工资清册（奖学金、助学金名册入此）
CK16 其他
（2）声像档案 (ZP 照片、LY 录音、LX 录像)
（3）实物档案（SW）
方案附件：
